Danny

Método de Análisis de los procedimientos de oficina: 
- Recopilación de la información sobre los modelos y procedimientos de oficina existentes.
- Análisis de la información recopilada.
- Propuesta de nuevos modelos y procedimientos de oficina.
Explicando cada paso podemos ver que:
- La información a recopilar es de carácter general y particular. La general incluye las condiciones generalesdel trabajo (adecuación de locales, limpieza y condiciones higiénicas, iluminación y ventilación, color y ruido) pues todos influyen en la mejora de los métodos de trabajo. La particular incluye qué puesto de trabajo ejecuta las tareas, los objetivos del conjunto y del puesto de trabajo, por cada tarea, cómo se origina la información de entrada, la forma de realizar la tarea, coordinaciones, lasdecisiones, la información de salida y los archivos. Al concluir tendremos una descripción de tareas por puesto de trabajo. Posteriormente es necesario buscar entre los distintos puestos las tareas que conforman una misma actividad ya que puede ocurrir que un puesto desarrolle todas las tareas de una actividad pero lo más frecuentes es que varios puestos realicen las distintas tareas de laactividad.
Cuando tenemos esto se realiza el diagrama que presenta además el total de distancia recorrida y los tiempos de todos los pasos.

- Análisis: nos interesa que el modelo sea necesario, que no exista otro que pueda cumplimentarlo o sustituirlo, que no pueda combinarse con otro existente, que su diseño esté acorde con los principios del diseño, los objetivos, los medios de proceso y losusuarios. Se analiza la secuencia de pasos preguntándose en cada caso:
a) Necesidad: ¿Es necesario este paso?, ¿Si no existiese se obtendría el mismo resultado sin afectaciones de eficiencia, control y calidad?, ¿Si se simplifica o modifica se mantendría el mismo resultado?
b) Oportunidad: ¿Es aquí cuando debería realizarse?, ¿Qué resultados se obtendrían variando la ubicación del personal o losmedios?, ¿Pueden realizarse con menos demora o menor recorrido?

c) Forma: ¿Cómo debería ser hecho?, ¿Se realiza en la secuencia correcta?, ¿Se puede combinar o simplificar alterando la secuencia?
d) La persona: ¿Quién debería ejecutarlo?, ¿Sería lógico que lo ejecutara otra persona?
e) Lugar: ¿Dónde debería realizarse?, ¿En otro medio de proceso?, ¿Con otra distribución?, ¿Se podría dividir si ysolo si facilita el trabajo?
El resultado de este análisis se marca en la última columna según la siguiente clave:

(X) Mantener (C) Combinar (E) Eliminar (S) Simplificar (M) Modificar
- Diseño: relativo al tiempo podemos señalar que cada paso implica un tiempo básico necesario u óptimo. A este se le añade un tiempo adicional imputable a la no correspondencia de los medios y objetos de trabajocon los demás elementos del sistema, un tiempo improductivo imputable al trabajador. En el diseño debe eliminarse el elemento tiempo adicional por no correspondencia y el de las deficiencias del procedimiento. El imputable al trabajador es debido a múltiples factores ambientales, emocionales y casi siempre circunstanciales.
Para el diseño consideramos el tiempo básico necesario para llevar a caboel paso, este tiempo mínimo incluye las pausas normales. La correspondencia de los medios y objetos de trabajo con los demás elementos del sistema se alcanza con un buen diseño de los modelos, una buena fijación de las normas de trabajo, una real adecuación de los medios y objetos de trabajo teniendo en cuenta su volumen, frecuencia y automatización del proceso en alguna parte.
Principiosgenerales del procedimiento administrativo
Recoge las bases y criterios para la correcta realización del procedimiento.
Principio de unidad
El procedimiento es un único proceso que tiene un comienzo y fin. Todos los procedimientos deben resolverse independientemente de la forma de inicio y, asimismo, deben ser notificados.
Principio de Contradicción
La resolución del procedimiento se basa en los...