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Asociación Damas Salesianas
Centro de capacitación “Don Miguel Rúa”
Curso: Asistente administrativo de Empresas
Instructor: Freddy Parra
Sección “C”
Cátedra: Informática
































Aprendiz:
Miguel Ovalles
CI: 25195032


San francisco, Junio del 2013
Introducción

Una oficina es la estructura física o en su efecto un local,destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función.

Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda la información y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organización puedanalcanzar sus objetivos.








































ESQUEMA



1. Introducción
2. Que es una oficina
3. Que elemento integran en una oficina
4. Cual es la labor del oficinista
5. Normas en el manejo de las comunicaciones telefónicas y computarizadas
6. Cual es la importancia del oficinista
7. ConclusiónDESARROLLO





Que es una oficina

Lugar de la empresa donde se recibe la información para ser procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración.

Entre las características de la oficina tenemos que esta integrada por:

Recursos humanos: Son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina.Recursos materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros. Existen equipos como el teléfono, computadoras y televisores.

Que elementos integran en una oficina

ESPACIO FÍSICO Es el áreadestinada a ubicar en ella al personal administrativo, esta delimitada y separada de los espacio físicos donde se realizan otras funciones de la empresa.

RECURSOS HUMANOS son todas las personas que prestan sus servicios, que trabajan dentro de esa oficina, son el recurso primordial y indispensable para que el trabajo se lleve a cabo.

DOTACIÓN esta conformado por los elementos que se requieren pararealizar el trabajo escritorio, teléfono, computadora, y un archivo.

ORGANIZACIÓN Y FINALIDAD 
La organización y finalidad en una oficina depende mucho de las características cada organización o empresa.

Cual es la labor del oficinista

• Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenersepermanentemente actualizado.

• Realizar trabajos mecanográficos y/o digitar en un sistema computarizado diversos datos e imprimir los informes generados de estos sistemas 

• Recibir, anotar, clasificar y distribuir la correspondencia que ingresa a la dependencia.
• Organizar, custodiar y mantener actualizados los archivos administrativos y técnicos que resulten de las operaciones diarias de sudependencia.

• Efectuar las gestiones necesarias para enviar o recibir personalmente, por fax o correo, los documentos o correspondencia.

• Administrar una caja chica o de especies fiscales, realizar las liquidaciones de gastos, tramitar los reintegros y rendir los informes correspondientes.

• Fotocopiar, imprimir, compaginar y encuadernar documentos.

• Mantener un inventario de útilesy materiales de oficina adecuada para las necesidades del personal y llevar los controles correspondientes de éstos, así como para la custodia de los equipos de cómputo.

• Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato....