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LA INFORMÁTICA APLICADA A LA CONTABILIDAD MERCANTIL
La avanzada tecnología de la informática constituye un extraordinario medio por medio del cual se puede llevar con mayor exactitud la contabilidad mercantil. Porque mediante la informática se pueden condensar esquemas técnicos de contabilidad que permiten visualizar de manera precisa y detallada las diferentes actividades que realiza elcomerciante en sus respectivas áreas comerciales, y denotar de esa manera, una proyección del curso de sus negociaciones bien, en el ámbito interno o externo o con particular referencia ante el Estado en su carácter de contribuyente.
La ciencia y la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el Contador Público pueda igualmente desarrollar una mejor actividad profesional, al considerar esatécnica como un medio también de agilizar y facilitar su trabajo.
La producción del documento informático que configura un sistema diferente al de la contabilidad común y corriente, es decir, la contabilidad manual, hace que esa contabilidad se produzca por medio de máquinas, que vienen a ser las intermediarias del proceso informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de esamanera a los respectivos libros de contabilidad. Estos libros principales y auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad de la Empresa.
Con esta producción documental entendemos que se planeta allí una coexistencia del documento electrónico (disquete, c.d., discos duros, archivos magnéticos, etc.) con el documentopapel conformador de los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda tiene vital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los comerciantes por hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurídica del caso planteado, se tendrá que considerar la valoración en sí de dichos documentos, y llegar ala conclusión de su posibilidad de admisión y análisis respectivo.
De allí que, por ejemplo una inspección fiscal de parte del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT), puede practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente dichos, como en los respectivos soportes informáticos o documentos electrónicos que existan con relación a dicha contabilidad, en los quese podrán observar la valoración misma, tanto de la información existente en ese documento electrónico, como de la contabilidad elaborada como producto de esa información.
Todo ese conjunto de documentos, tienen plenos efectos jurídicos de carácter probatorio, pero que sin embargo su conservación, es obligatoria para los libros en sí, mas no para el soporte electrónico, pues, lo que importa einteresa es que los libros deben tener al mismo tiempo los respectivos soportes o comprobantes de facturación con base en los cuales se ha pasado esa información al computador, y éste las ha ordenado con impresión para la posterior elaboración del reporte original por lo que tiene que coincidir la facturación inicial con el resultado final de la información
Esto quiere decir por tanto, que sibien es cierto que el documento electrónico puede formar parte de la contabilidad, sin embargo su existencia y conservación no son necesarias para la legalidad misma de dicha contabilidad, pues una legal contabilidad, aquella llevada de acuerdo con la Ley, no requiere de la conservación de los correspondientes soportes electrónicos, sino de la facturación que es la que tiene en definitiva que serconservada y reflejada en los respectivos libros de contabilidad.
Por estas razones el sistema electrónico a los efectos de la contabilidad del comerciante, debe considerarse, como ya se indicó, un valiosísimo medio técnico mediante el cual los comerciantes, por una parte, y los contadores por la otra, puedan agilizar y visualizar de manera más efectiva y rápida, sus respectivas actividades...