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auditoria odulo II
Documentación de la empresa
Si bien es verdad que con los programas de gestión que existen hoy en día (Contabilidad, Nóminas, Facturación, Impuestos, etc.) se puede llevar una buena organización de la empresa, también es cierto que seguimos guardando mucha documentación en papel. Un buen sistema de gestión y mantenimiento de los archivos es fundamental para que la pequeña ymediana empresa funcione correctamente.
Lo más importante a la hora de definir un método de archivo es saber donde hay que dejar los documentos y su forma ordenarlos para que todo el mundo pueda localizarlos fácilmente.
Lo más habitual es utilizar un sistema simple como el siguiente:
Facturas de Proveedores. A cada uno de los proveedores se le asigna un número en el sistema de contabilidad. Loideal es guardar las facturas en archivadores que corresponden a este número, en lugar de archivarlas por orden alfabético.
Facturas de Clientes. Con los clientes se puede utilizar el mismo sistema que con los proveedores, ordenarlos por su número contable.
Impuestos. Ya que existen muchos tipos de impuestos, lo más sencillo es separarlos por: IVA, IRPF, Impuestos de vehículos, ImpuestosAyuntamiento, Impuestos Especiales, Impuestos de Sociedades, Varios. De esta forma no utilizamos demasiados archivadores y cada uno contiene la documentación correspondiente.
Empleados. Si la empresa tiene empleados lo más cómodo y útil es adjudicar un archivador para cada trabajador y guardar la ficha con los datos, las nóminas, Seguros Sociales, Declaración de lRPF y revisiones médicas.
Normalmentesomos las secretarias las encargadas de buscar los documentos que nos solicitan. A ser posible, cuando nos pidan un documento específico entregaremos un fotocopia, si nos exigen que ha de ser el original, lo mejor es dejar la fotocopia en el mismo lugar donde está el documento con una nota de préstamo donde se detalla la fecha, el nombre y la firma de la persona que se lo ha llevado.

Papelesde trabajo
Los papeles de trabajo son los archivos que guarda el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria.El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un registro de la auditoria realizada. No existe una forma standard para los papeles de trabajo. Nodeberá ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo. Mas bien los papeles de trabajo se diseñaran para satisfacer las preferencias del auditor relativas a conceptos tales como planeación, índices y formas de la cedula.

Estructura general de los papeles de trabajoLos papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:• El nombre de la compañía sujeta a examen•Área que se va a revisar• Fecha de auditoria• La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles.• Fecha en que la cédula fue preparada• Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo• Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan• Marcas de auditoria y susrespectivas explicaciones• Fuente de obtención de la información• Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.Tipos de papeles de trabajoEn función de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, éstos se podrán clasificar en tres grupos:a) Preparados por la entidad auditada: Se trata detoda aquella documentación que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos.b) Confirmaciones de terceros: Una parte del trabajo de auditoría consiste en la verificación de los saldos que aparecen en el balance de situación a auditar.c) Preparados por el auditor: Este último grupo estará formado por...