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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

INSTITUTO
POLITÉCNICO
NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO
DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS
UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN

INDICE
PÁGINAINTRODUCCIÓN

1

I. OBJETIVO DEL MANUAL

2

II. POLÍTICAS GENERALES

2

III. PROCEDIMIENTOS:

4

III.1 Revisión, Recepción, Registro y Control de Correspondencia
de Entrada

1/1 - 5

III.2 Clasificación, Catalogación y Apertura de Expedientes de
de Archivo de Trámite

2/1 - 17

III.3 Control de Correspondencia en Trámite

3/1 - 24

III.4 Análisis de Trámite, Expurgo yGlosa de Documentos

4/1 - 33

III.5 Préstamo de Documentos Activos

5/1 - 41

III.6 Recepción, Caracterización, Registro, Tasa, Franqueo y
Despacho de Correspondencia de Salida

6/1 - 52

III.7 Registro y Tramitación de Transferencia Primaria y Recepción
de Documentación Concentrada

7/1 - 72

III.8 Préstamo de Expedientes Concentrados en el Archivo
General del Instituto8/1 - 81

III.9 Cancelación de Documentación Semiactiva

9/1 - 92

IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS

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POLITÉCNICO
NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES
RESPONSABLES DEL IPN

HHoja: 1
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De: 106
De:

INTRODUCCIÓN
En respuesta a las acciones emprendidas en el ámbito de la Administración Pública Federal,
en lorelativo a la modernización de los servicios archivísticos y documentarios se elaboró el
presente manual, que sentará las bases para el desarrollo coherente y homogéneo de las
actividades inherentes a la administración de la documentación en las unidades
responsables del Instituto Politécnico Nacional, que resuelva efectivamente las demandas al
respecto.
La modernización de los serviciosarchivísticos de la institución, adquiere una singular
importancia, en virtud del carácter estratégico que estos servicios poseen con relación a la
actividad regular de las unidades responsables que integran al Instituto y consecuentemente,
respecto al propio desarrollo del proceso de modernización de la Administración Pública en
su conjunto.
A la par del valor que los archivos revisten comodepósitos de información indispensable
para el eficaz desempeño de las tareas administrativas, es innegable su importancia como
factor institucionalizador y catalizador de la gestión pública, ya que la existencia y el
adecuado funcionamiento de los archivos soportan tanto la atingencia como la continuidad
de la acción de la institución, relacionándose con todos los aspectos y eventos del procesoadministrativo, que sirve como memoria de la vida del Politécnico y como acervo de datos y
antecedentes que en algunos casos son únicos; asimismo, fungen como instrumentos
directos para la regulación de las actividades cotidianas y como fuentes de información para
la toma de decisiones, constituyéndose como testimonio del curso concreto de la gestión
institucional y de las particularidades yresultados de los procesos que implica, por lo que la
continuidad y calidad de las labores de la administración requiere de eficientes sistemas de
archivo.

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POLITÉCNICO
NACIONAL

I.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES
RESPONSABLES DEL IPN

Hoja:
Hoja: 2
De: 106
De:

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a las áreas decorrespondencia y archivo de las unidades responsables del
Instituto Politécnico Nacional un instrumento técnico administrativo que contenga los
principales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación,
transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la unidad,
así como de la generada por la misma.

II.

POLÍTICAS GENERALES

• El...