DEBER FORMAL DE COOPERATIVAS

DEBER FORMAL DE LAS COOPERATIVAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE COOPERATIVAS
Muchas de las Cooperativas que ya están constituidas desconocen que anualmente existe la obligación de remitir la información contable y social de la Asociación Cooperativa ante el Organismo que las regulas, es decir, la Superintendencia Nacional de Cooperativas Sunacoop, en sus oficinas regionales, independientemente si tuvo o no actividad económica.
Luego cuando van a contratar con un ente del estado o realizar algún tramite donde  le solicitan que presente el Certificado de Cumplimiento emitido por la Sunacoop,  se encuentran con la limitante que si no han cumplido con la Providencia Administrativa 186-7 les será negada hasta que no se presenten todos los recaudos alli indicados.
¿Cuál es esainformación contable y social que deben presentar las cooperativas? La Providencia Administrativa 186-7  se refiere  a cual es esa información contable y Social.  Se refiere a información contable y social que se deben presentar de manera semestral y anual.
En cuanto la información anual esta regulada de la siguiente manera:
ARTICULO 1: Las Cooperativas y los Organismos de Integración deberán celebrarla Asamblea Anual de Asociados dentro de los tres (3) meses siguientes a la terminación de su Ejercicio Económico, en la cual se deberá tratar con carácter obligatorio lo concerniente a la memoria y cuenta de cada una de las Instancias que la conforman, los Estados Financieros Básicos y el Plan Anual de Actividades y Presupuesto del próximo ejercicio económico.
Lo primero que debes verificar escuando termina tu ejercicio económico, por lo general es el 31-12 conjuntamente con  el año fiscal, pero puede darse el caso que en el acta constitutiva se haya elegido otro periodo distinto, pero independientemente a la fecha de cierre, comienza a correr el periodo de tres meses como máximo para que realices la Asamblea Anual de Asociados.
¿Cómo se realiza?, ¿Que puntos se tratan es esa AsambleaOrdinaria? Para realizarla debes haber entregado la "Convocatoria" a cada uno de los asociados
MODELO DE CONVOCATORIA
CONVOCATORIA
 Fecha: (indicar la fecha en que se emite la convocatoria)
 (Indicar la instancia que tiene atribuida la función de convocar Asamblea, así como el nombre de la Cooperativa) en el ejercicio de sus atribuciones legales convoca a todos sus asociados a unaAsamblea Ordinaria , que se celebrará el día (indicar día, mes y año), hora(indicar la hora exacta - AM o PM), lugar (indicar el sitio en que se celebrara la asamblea de conformidad con lo que al respecto indiquen los Estatutos) en el cual se tratará el siguiente orden del día: 
1. Constatación del quórum
2. Himnos
3. Instalación
4. Elección del Director de Debate
5. Lectura del orden del día
6. Lecturay Consideración del acta anterior. 
7. Presentación del Informe social por parte del Consejo de Coordinación.
8. Presentación del Informe social por parte de la Contraloría Social.
9. Presentación del Informe social por parte de la Instancia de Educación
10.  Presentación del informe económico. 
11. Constitución de los Fondos y Reservas según artículo 54 de la Ley Especial de AsociacionesCooperativas. 
12. Presentación y aprobación del Plan Anual de actividades y su debido Presupuesto. 
13. Presentación y aprobación del Plan Educativo. 
14. Clausura
Firma de los miembros de la instancia que convoca
 ¿Que es la  memoria y cuenta de las Instancias? Consiste en una descripción detallada de las actividades realizadas por cada una de las instancias de la cooperativa durante cadaejercicio anual,  los objetivos alcanzados, las metas propuestas, cabe destacar que no es la gestión de cada directivo, sino de la Instancia el cual tienen bajo su dirección, dependiendo de las instancias señaladas en el acta constitutiva y Estatutos Sociales cada una rendirá su informe o memoria y cuenta, entre las cuales tenemos:
Instancia de Administracion.
Instancia de Control y Evaluación....