Deberes Del Comerciante

El incumplimiento de dichas obligaciones se sanciona con multas económicas impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de hasta 17 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV). Para mayor información, consulte el artículo 37 del Código de Comercio, el artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 y el artículo 10 del Decreto 4886 de 2011.

Bogotá,  D.C.,
 
 
Señor
HUGOGALINDO ARIAS
Av. 19 No. 126-51
Ciudad
 
 
Ref:    Del término de conservación de libros y papeles del comerciante a partir de la Ley 962 de 2005.
 
 
Aviso recibo de su comunicación radicada con el No. 2006-01-096824, mediante la cual cita el oficio 220-069768 del pasado 6 de diciembre, contentivo del concepto emitido por este Despacho sobre el tema de la referencia y en torno al mismoconsulta si la obligatoriedad de conservar los documentos por el término de diez años que establece la indicada ley, hace referencia a los documentos objeto de archivo que se generen a partir de la expedición de la misma o, si se refiere a la totalidad de los documentos, incluidos los de antigüedad superior a diez años.
 
En el entendido que las consideraciones expuestas en el concepto aludidopermiten responder su inquietud, en el sentido de que efectivamente al no hacer distinción alguna, la mencionada ley aplica para todos documentos, comprendidos los que se hubieren generado durante la vigencia de la norma anterior, es pertinente traer a colación los apartes pertinentes que sirven de fundamento a esa apreciación, previa remisión a los preceptos legales que dan lugar a la misma.
 
Enefecto, se tiene que a propósito de la obligación que a los comerciantes les asiste de conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades, el artículo 134 de Decreto 2649 de 1993, en clara alusión a los artículos 49 y 60 del Código de Comercio, establece: 
 
“Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros decontabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
 
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobantes. No obstante loanterior, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años....”
 Con posterioridad la Ley 962 de 2005, en relación con la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio, a través del artículo 28 dispuso que:
 
“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados apartir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta” (subrayado fuera de texto)
 
Adicionalmente, el artículo 86 de la misma Ley 962 dispuso que:
 
La presente Ley rige a partir de su publicación y deroga lasdisposiciones que le sean contrarias. (se subraya)
 
De lo expuesto se desprende que por virtud del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del código citado y con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en la medida en que se modificó entre otros el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciendo éste de veinte adiez años, con la posibilidad de  utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.
 
En igual sentido la Superintendencia de Industria y Comercio, al analizar las consecuencias derivadas de la mencionada ley, manifestó a través del Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005, lo siguiente:
 
“…a...