DECRETO 2609 ARTÍCULOS 8,20,21,22,23,24
“Reglamenta el titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la
Ley 1473 de 2011…”
ART 8,20,21,22,23,24
DOCENTE: EULALIA MARÍN
GESTIÓN DOCUMENTAL III
PRESENTADO POR:
YUDIC GARCÍA
BIBIANA PARRA
DIANA RÍOS
ARTICULO 8: Instrumentos Archivísticos para la
gestión documental
Que son los Instrumentos archivísticos: Son Herramientas con propósitosespecíficos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación
de la gestión documental y la función archivística.
Los Instrumentos archivísticos son los siguientes:
Cuadros de Clasificación Documental (CCD)
Tablas de Retención Documental(TRD)
Programa de Gestión Documental(PGD)
Plan Institucional de Archivos de la Entidad
Inventario Documental
Modelo de requisitosMapas de procesos
Tablas control acceso
Bancos terminológicos
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL (CCD)
• Es un instrumento archivístico que se expresa
en el listado de todas las series y subseries
documentales con su correspondiente
codificación, conformado a lo largo de historia
institucional del Archivo General de la Nación.
• Este instrumento permite la clasificación ydescripción archivística en la conformación de
las agrupaciones documentales.
CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
(CCD)
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL(TRD)
• Constituyen un instrumento archivístico que
permite la clasificación documental de la
entidad acorde a sus estructura orgánico funcional, e indica los criterios de retención y
disposición final resultante de la valoración
documental porcada una de las agrupaciones
documentales.
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL(TRD)
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
(PGD)
• En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el
PGD, es un documento estratégico de la gestión documental, en el
cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto
mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de laprestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la
implementación de programas específicos del proceso de gestión
documental. El PGD como parte del Plan Estratégico Institucional y
del Plan de Acción Anual y es aprobado por el Comité de
Desarrollo Administrativo y esta armonizado con los otros sistemas
administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional,
dandoalcance al cumplimiento y la aplicación de la normatividad
vigente en la materia.
(PINAR) PRESERVANDO PARA EL FUTURO
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA
ENTIDAD (PINAR)
Es un instrumento el cual permite planear, hacer seguimiento y articular con los planes
estratégicos la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades,
riesgos y oportunidades de cada entidad.
A partirde ello, el Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de 2000,
la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, formula el Manual Plan Institucional
de Archivos – PINAR, como una metodología sencilla para la elaboración del mismo al
interior de las entidades, cuyos fines son:
Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la
entidad.
Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e
infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto,
mediano y largo plazo.
Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la
eficiencia y el acceso a los archivos.
Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco del
archivo total.INVENTARIO DOCUMENTAL
• Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental.
• En los acuerdos 038 y 042 se establecen los parámetros para organizar los archivos en entidades
públicas o privadas que cumplan funciones públicas, se regula el inventario único documental y se
dan las pautas para su realización.
•...
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