DECRETO 2609

DECRETO 2609
Para la Gestión Documental

Capitulo 1

Articulo 1: Ley para las empresas de administración publica o privadas que ofrezcan servicios públicos u organismos regidas por la ley 594del 2000.

Artículo 2: El presente decreto se aplica a cualquier tipo de información y/o documentos sin importar su formato ya sea producida, publicada o recibida por una entidad públicaArticulo 3: Responsabilidad en cuanto a la gestión de cualquier tipo de información u documentación.

Articulo 4: La gestión documental debe estar gestionada y dirigida por los respectivos secretariosgenerales.

Artículo 5: Principios:

• Planeación: antes de crear un documento conocer su funcionalidad, legalidad y utilidad para su respectiva gestión.
• Eficiencia: Producir solamente losdocumentos necesarios para cumplir los objetivos y funciones delegadas.
• Economía: Contribuir siempre con el ahorro.
• Control y Seguimiento: De la totalidad de los documentos que produce y recibela empresa en su ciclo vital.
• Oportunidad: Implementar mecanismos para garantizar la disponibilidad de los documentos en cual cualquier momento.
• Transparencia: Los documentos son evidencia de lasactuaciones de la aadministración.
• Disponibilidad: Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran.
• Agrupación: Los documentos deben estar clasificados por series, subseries yexpedientes.
• Vinculo Archivístico: Facilitar la gestión de los documentos mediante una implementación para que mantengan su vinculo.
• Protección del medio ambiente: Evitar el uso del papel cuando nosea necesario.
• Autoevaluación: Evaluar regularmente las diferentes dependencias de la entidad.
• Coordinación y acceso: Coordinar el acceso y manejo de la información para no duplicar losdocumentos.
• Cultura archivista: Dirigir las áreas funcionales colaborando con la sensibilidad del personal.
• Modernización: Fortalecimiento de las funciones archivísticas de la entidad apóyense en...