decreto 2609

MINISTERIO DE CULTURA
DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe
'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos
58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado".
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,
en ejercicio de las facultades constitucionales y enparticular, las previstas en el
artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política y el artículo 2 y el título V de la Ley
594 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80 de 1989, establece que es función del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos
públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y laconservación
del patrimonio documental.
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular,
orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan
Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos ytecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de
equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar
a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones enun litigio o
discusión jurídica.
Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la
sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las
comunicaciones - TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.
Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisionesadministrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia;
son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y
las instituciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestiónde documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, que comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, larecuperación y la disposición
final de los documentos. DECRETO NÚMERO __2_6_0_9_ de 2012, Hoja W. 2
Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artlculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión
documental para todas las entidades del Estado".
Que el artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza alMinisterio de la Cultura, a través
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para reglamentar lo atinente
a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración
Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, demanera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes
fases.
Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las
prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene
efectos sobre el patrimonio documental del país.
Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios
electrónicos...