Defenza integral

CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
El Empleado y el Proceso
Las personas le dan vida al proceso. Nuestro personal hace que el proceso funcione; sin él obtenemos nada. Necesitamos entender qué sienten acerca del proceso las personas que le dan vida a éste. ¿Qué obstaculiza su camino?, ¿qué partes del proceso les agradan?, ¿qué les causa molestia? El proceso final tiene que serun matrimonio homogéneo entre personas y metodologías, en el cual el equipo es esclavo de las personas no al contrario.
Si no se tiene en cuenta el aspecto humano del proceso, el EMP no podrá tener éxito. Sólo existe una forma de lograr la comprensión que se requiere sobre la sensibilidad humana del proceso y los talentos y limitaciones que tienen nuestros colaboradores, y consiste eninvolucrarse en el ambiente laboral. Hable con ellos. Pídales sus opiniones e ideas. Luego, ponga en práctica sus sugerencias. Si las personas se involucran, los resultados finales serán mucho mejores y más fáciles de alcanzar.
Revisión del Proceso
1. Los empleados malinterpretan los procedimientos.
2. No conocen los procedimientos
1. Descubren una manera mejor de hacer las cosas.
2. Esdifícil poner en práctica el método documentado.
3. Les falta entrenamiento.
4. Se les entrenó para realizar la actividad en forma diferente.
5. No cuentan con las herramientas indispensables.
6. No disponen del tiempo suficiente.
7. Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente.
8. No comprenden por qué deben seguir los procedimientos.
La única manera de comprenderrealmente lo que sucede en los procesos de la empresa es a través de un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo. Esto se conoce como revisión del proceso.
A fin de prepararse para la revisión del proceso, el EMP debe asignar miembros del equipo, a las diferentes partes del proceso. Por lo general, un miembro del equipo de revisión (ER) pertenece al departamentoen el cual se realiza la actividad. Las personas que se asignan al ER deben tener algún conocimiento de la actividad que les corresponderá evaluar. Cada ER debe:
• Estar muy familiarizado con toda ja documentación existente y pertinente al proceso
• Acordar con el jefe del departamento las entrevistas con su personal
• Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan latarea, para conocer cabalmente lo que ocurre dentro del proceso
• Comparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo para determinar cuál deberá ser la mejor operación estándar
El EMP debe preparar un cuestionario de revisión del proceso para reunir la informadón necesaria acerca de éste. Las preguntas típicas podrían ser las siguientes.
• ¿Cuáles son los inputs que serequieren?
• ¿Qué entrenamiento recibió usted?
• ¿Qué hace usted?
• ¿Cómo sabe usted que su output es bueno?
• ¿Qué retroalirnentación recibe usted?
• ¿Quiénes son sus clientes?
• ¿Qué le impide realizar un trabajo libre de errores?
• ¿Qué puede hacerse para facilitar su trabajo?
• ¿Cómo hace usted para que sus proveedores sepan cuán bien están trabajando?
•¿Cómo utiliza su output?
• ¿Qué sucedería si usted no ejecutara el trabajo?
• ¿Ha revisado la descripción de su trabajo?
• ¿Qué sucedería si cada uno de sus proveedores dejara de suministrarle el input?
• ¿Qué cosas cambiaría si fuese el jefe?
En algunos casos, el EMP pondrá en marcha un ejemplo piloto y hará un seguimiento total del proceso.
Después de cada entrevista elequipo debe programar una reunión corta para revisarla y ponerse de acuerdo en lo siguiente:
• Flujo de tareas
• Inputs necesarios
• Medidas
• Sistemas de retroalimentación
• Conformidad con relación al procedimiento y a otros empleados
• Problemas importantes
• Estimativos sobre tiempo del ciclo
• Contenido de valor agregado
• Requerimientos de...