Definicion de oficina

DEFINICION DE OFICINA

Una oficina es la estructura física o en su efecto un local, destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda lainformación y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organización puedan alcanzar sus objetivos.

CARACTERISTICAS DE LA OFICINA

Las características de la oficina se basan en:

• Espacio Físico: área destinada a ubicar el personal administrativo.
• Dotación: Conformada por los elementos que se requieren para realizar el trabajo.
• Recursos humanos: Son todas las personas queprestan sus servicios, las cuales trabajan dentro de esa oficina.
• Organización y finalidad: la organización y finalidad en una oficina depende mucho de las características cada organización o empresa.

DEFINICION DEL OFICINISTA

Es la persona responsable de Ejecutar diversas labores de oficina relacionadas con trámites tanto dentro como fuera de la empresa, propias de la dependencia parala cual labora. En este sentido, las relaciones de trabajo que corresponde al oficinista, implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras Unidades Organizacionales del público en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar información de alguna variedad e importancia. Por lo tanto, las relaciones de trabajo que corresponden aloficinista, implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras Unidades Organizacionales y del público en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar información de alguna variedad e importancia. Por lo tanto, El lugar de trabajo donde se desarrollan las actividades del oficinista, ofrece buenas condiciones ambientales, espacio físicoadecuado, ventilado, libre de ruidos intensos, de humedad, de olores desagradables y de sustancias tóxicas.

ACTIVIDADES DEL OFICINISTA

• Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.

• Realizar trabajos mecanográficos y/o digitar en un sistema computarizadodiversos datos e imprimir los informes generados de estos sistemas

• Recibir, anotar, clasificar y distribuir la correspondencia que ingresa a la dependencia.
• Organizar, custodiar y mantener actualizados los archivos administrativos y técnicos que resulten de las operaciones diarias de su dependencia.

• Efectuar las gestiones necesarias para enviar o recibir personalmente, por fax o correo,los documentos o correspondencia.

• Administrar una caja chica o de especies fiscales, realizar las liquidaciones de gastos, tramitar los reintegros y rendir los informes correspondientes.

• Fotocopiar, imprimir, compaginar y encuadernar documentos.

• Mantener un inventario de útiles y materiales de oficina adecuada para las necesidades del personal y llevar los controles correspondientesde éstos, así como para la custodia de los equipos de cómputo.

• Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato.

• Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las políticas, procedimientos y regulacionesrelativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa.

EQUIPOS USADOS EN LA OFICINA

• Computadora e Impresora
• Sacapuntas automático
• Calculadora.
• Pisa papel
• Perforadora.
• Engrapadora.
• Teléfono.
• Fax
• Un lugar para poner café

• Artículos de librería y papelería
• Aire acondicionado
• Ventilador
• Estufas
• Intercomunicador
• Máquina de...