Definicion Y Estructura De Un Manual De Normal Y Procedimientos

* Definición de Manual de normas y procedimientos:

Haroldo Herrera 2007 define el manual de normas y procedimientos de esta manera “Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar sualteración arbitraria. Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de lasactividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan. […] Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de él…” [1]

El Manual de normas procedimientos se puede definir como los documentos de gestión de uso diario quecontienen la descripción de actividades de forma ordenada y sistemática con los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad administrativa de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando suresponsabilidad y participación. En él se encuentra registrada la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

* Elaboración del manual de normal y procedimientos:

Elmanual de Normas y procedimientos no es solo una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.
Estos manuales deben estar escritos en un lenguaje sencillo, preciso y lógico, el cual permita garantizar su aplicacion en las tareas y funciones del trabajador y las unidades administrativas.Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y actualización, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación.  Cada unidad administrativa debe constar por escrito todas las normas y procedimientos parallevar a cabo una correcta gestión de los archivos de  oficina. Con la redacción del manual de normas y procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación Orgánico – Funcional, específico atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que proporcionamos una codificación ligada al cuadro de clasificación general, establecido por el archivo central.
El manualde Normas y Procedimientos, debe estar en constante revisión ya que la oficina o la unidad de archivo de gestión, pueden adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.

Estructura del manual de normas y procedimientos

* Conformación Del Manual

1. Identificación
Este documento debe incorporar la siguiente información:
* Logotipo de la organización.
*Nombre oficial de la organización.
* Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
* Lugar y fecha de elaboración.
* Nùmero de revisión (en su caso).
* Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
2. Índice O Contenido
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del...