Definiciones

DEFINICIONES

FONDO:
Es el grupo documental que conforma un conjunto orgánico y completo de todo tipo de impresos que posee el archivo de una institución o persona mutuamente vinculados yafines.

SECCION:
Grupo documental que se conforma respetando el principio de procedencia del documento ,con base en la estructura orgánica del mismo.

SUBSECCIÒN:
Agrupamiento de funciones deactividades especificas dentro de cada sección documental.

SERIE:
Es la parte de la sección del fondo, compuesta por grupos de documentos con afinidades concretas y similitudes temáticas que losdistinguen de otros bloques documentales, con base en actividades y funciones.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL:
Es la unidad archivística mínima que se conforma por un solo documento completo,
como una carta, unrecibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolución, etc.
Hay algunas tipologías que son más largas que otras ya que en las unidades documentales simples están conformadas por una tipologíadocumental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologías que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer también una tipología extensa, dependiendo de los documentosque hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa que este generando.

UNIDAD DOCUMENTAL:
Es como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que ensu trámite realice la función para la cual fue creado.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión.

LA UNIDAD DOCUMENTALSIMPLE:
Es la que esta conformada por una sola tipología, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo: La unidad documental de Actas de reunión que, posee en un orden consecutivo ycronológico las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que contiene una sola tipología llamada Actas de reunión, en las que están registradas todas las reuniones en...