Definición de archivo y conservación del archivo

Archivo. Conjunto organizado de expedientes, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, os cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, alos ciudadanos, y como fuente primaria para la historia. 2. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones, por las dependencias y entidades.
Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, consecución, uso, selección y disposición finalde los documentos de archivo.
Propósito: lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
Elementos de administración de archivos:
Legislación: normas de conservación y manejo.
Estructura: organigrama
Programa: selección, circulación, uso y conservación (constitutivos)
Soportes: clasificación y catalogación.
Ciclo vital de los documentos:
1. Activa2. Semiactiva
3. Inactiva
Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
Baja documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos.
Catalogación: Descripción de un documento en sus partesesenciales (fecha, autor, asunto, extensión en fojas, material que le acompaña).
Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.
Clasificación: Dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos oseries, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo o Fondo.
Clasificación archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.
Conservación de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención y preservación de alteracionesfísicas y de información de los documentos de archivo.
Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.
Destino final: selección, en los archivos de trámite o concentración, de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de daros de baja otransferirlos a un archivo histórico.
Documentación activa: aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conservan en el archivo de trámite.
Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse en forma permanente.
Documentaciónsemiactiva: aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.
Documentos de archivo: 1. Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. 2. Documento que sin importar suforma o medio ha sido creado, recibido, manejado y sado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en ejercicio de su actividad. Son producidos en su forma natural en función de una actividad administrativa. Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentación única.
Está estructurado en conjuntos de...