DEMOCRACIA 2012

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA GRADO 1O ORGANIZACION DE DOCUMENTOS GUIA No. 1



ARCHIVO Y DOCUMENTACION

CONCEPTO DE ARCHIVO:
La palabra archivo, del latín archivium. presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la RALE.:
Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino tambiénsemipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnica» adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormentemencionados.
También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz (fue permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corrientelo constituyen: Carpeta y, archivadores tipo Z, guías, etc.
CLASES DE ARCHIVOS

Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos Activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

Semi-activos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

Inactivos: recoge los documentos quehabiendo perdido todo su valor operativo y Funcional, conservan valor histórico, político, o documental

Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y son consultado por distintos departamentos.

Descentralizados o parciales se encuentran en las distintas dependencias de la entidad Estos a su vez pueden ser:

Departamentales opor secciones: en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.

Personales: de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos, estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
CONCEPTO DE DOCUMENTO
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo definecomo documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria el Concepto genera! ce documento.
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte materia!, incluidos ¡os soporte informáticos
Desde ei punto devista administrativo, documento seria toda información, o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.
Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por os órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinara reglamentariamente los órganos que tenganatribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
Las COPIAS de cualesquiera documentos públicos gozaran de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades:
En elios se establece unarelación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de-diferentes organismos públicos entre si.
La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados; Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más...