Departamentalizacion De Una Empresa

DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS

Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de  actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresasmanufactureras. Estos departamentos son: 

1- Departamento de Producción 
2- Departamento de Compra de materiales.
3- Almacén de  materiales.
4- Departamento de Contabilidad.
Funciones:
Decide la adquisición de un nuevo material y la reposición de uno ya existente.
Establece una coordinación estrecha, entre las necesidades de consumo de materias primas y su abastecimiento.
Evitar sobre inversiones ofaltantes de la materia prima.
DOCUMENTO AUXILIAR DE MATERIALES.
Debe destinarse una tarjeta para cada material, especificando su clave, descripción, unidad en que se maneje y datos referentes a su localización en el almacén de materiales. Es necesario especificar en el encabezado los consumos probables y reales en cada uno de los tres, seis o más meses inmediatos siguientes a aquel que corresponda ala fecha del movimiento inicial del material dentro del cuerpo de la tarjeta.
También debe anotarse en el encabezado la magnitud normal de los pedidos de compra y sus tiempos aproximados de surtido (lapso mínimo y lapso máximo), señalando igualmente la existencia mínima que se considere necesaria, así como la cantidad que se requiere reservar o apartar en el almacén durante un mes, en atenciónal consumo máximo probable en dicho lapso.
PUNTOS QUE DEBE OBSERVAR EL DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS:
Se debe mantener un control de un medio auxiliar para administrar las materias primas.
Se debe definir con exactitud aquellos materiales que vamos a requerir a futuro.
Ver cuánto es lo menos que tenemos de cada material.
Definir la cantidad de cada uno de losmateriales a necesitar.
Analizar cada lapso de tiempo que vamos a requerir a cada tipo de material.
Conceptualizar la capacidad máxima que tenemos dada en el almacén.
Llevar un manejo de los materiales que adquirimos por el depto. de compras.
Llevar un manejo de los materiales pedidos a los proveedores.
Llevar un manejo entre los materiales que entran y salen de los proveedores.
Hacer un manejo demateriales de reserva.
Administrar materiales que se utilizan o devuelven en relación a la fábrica.
Mantener con exactitud un inventario de la clase de materiales que se posee.
Llevar un control de nuestros materiales netos.
Hacer un conteo de a cuanto pueden ascender nuestros materiales en relación con nuestra capacidad máxima.
Emisión de solicitudes de compra de nuevos materiales.
Llenado desolicitudes para reposición de materiales.
Administrar los materiales de reserva que deben salvaguardarse para su posterior uso en los lotes de producción.

NORMAS GENERALES PARA UN ACUERDO CONTROL INTERNO DE MATERIALES.
El control interno se logra con el concurso de tres elementos esenciales
Adecuada distribución de funciones.
Documentación.
Tramite Fluido.

Solicitud de cotización aproveedores.

Una solicitud para cotizar es un proceso financiero estándar por el cual el encargado de compras invita a los proveedores (solicitud) a empezar un proceso de compra/venta, que conduce a una oferta de servicios y productos específicos.
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesariospara efectuar las compras del material que se le solicitó.
El encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:
Número de solicitud de cotización a proveedores.
Fecha en la que se elabora.
Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
Clave del material que se solicita....