Departamento de Almacen

Departamento de Almacén

El departamento de almacén se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de mercancías, verificando la exactitud del registro contables y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información queconforma el detalle de sus inventarios.

Funciones
Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de mercancías destinados al uso y/o consumo de las áreas de la organización.
Verificar que las mercancías que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos,requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de compras con la periodicidad que se establezca, sobre las mercancías entregadas a las áreas solicitantes.
Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de mercancías, turnando al departamento de Compras las requisiciones decompra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.
Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo, identificando en lashojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma del responsable de su custodia.
Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para quese efectúe el registro correspondiente.
Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por los departamentos de compras y egresos, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
Coordinar, orientar y apoyar las actividades delpersonal adscrito al área de su competencia.

Los inventarios representan una cuenta de activo corriente y los podemos definir “Como todos los recursos tangibles representados por la existencia de mercaderías, materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros, los cuales son destinados a la comercialización, a la producción de bienes y servicios o a la realización de otras operacionesde la organización.”
Administrar los inventarios es parte de la gestión que debe llevar la organización, esto obedece primordialmente a los siguientes factores.
A. Darle una atención personalizada al cliente evitándole inconvenientes y demoras en su atención.
B. Desarrollar la producción de manera normal; no importando que la demanda manifieste fluctuaciones.
C. Adquirir la materia prima obienes (mercaderías) a precios relativamente bajos.


¿COMO CONTROLAR LOS INVENTARIOS?

Toda empresa debe establecer una estrategia de control y verificación periódica de sus stocks de inventario, para eso debe de implementar la documentación necesaria de todas las operaciones relacionadas con los mismos. Los más utilizados son los siguientes:

a) Orden de Compra: La orden de compra es undocumento que  da la compañía a la que se le compra mercadería, materia prima o bien insumos. Este formato especifica las mercaderías, materia prima o insumos que solicitamos, su precio unitario y el total de la compra.
No cuenta con requisitos fiscales y sirve para amparar los productos o materia prima que solicitamos, así como la fecha en que el proveedor deberá enviar la mercancía o la materia...