departamento de banquetes

El Departamento
de Banquetes1






1. El Departamento de Banquetes
En un hotel, agencia de festejos o centro de convenciones, los esfuerzos de las personas necesarias para realizar la planificación, organización y ejecución de un evento o banquete, están divididos en tres áreas: área administrativa, área de producción y área de servicios (ver organigrama).

Gerente de BanquetesAl Gerente de Banquetes le corresponde la responsabilidad máxima del departamento y depende en jerarquía del Gerente de Operaciones y/o del Gerente General del establecimiento de alojamiento turístico (hotel). Tiene la responsabilidad de planificar, organizar y ofertar todos los servicios de banquetes que ofrezca el establecimiento, por lo que el cargo requiere una condición de auténtico vendedor,estableciendo una relación cordial y profesional con la clientela y con una preocupación grande por la consecución del negocio dentro de los procedimientos y normas establecidos por la Gerencia General del hotel. Para ejercer sus funciones, cuenta con un equipo de personas que se distribuye entre las tres áreas que conforman el Departamento, así como con el apoyo del subgerente de banquetes,quien tiene sus mismas responsabilidades y lo suple en caso de ausencia.
Responsabilidades específicas del gerente de Banquetes:
Conocer el ambiente físico o arquitectura del hotel en especial las áreas o salones para eventos y banquetes conociendo el aforo de los mismos y los diferentes montajes y decoraciones posibles.
Conocer el inventario actualizado y de su mantenimiento, los cualesindicarán cuáles se pueden realizar o deberán alquilarse para cumplir con el cliente:
1. Mobiliario: mesas, sillas, tarimas, tableros, toldos
2. Equipo: cocinas y bares para banquetes, equipos de audio, etc.
3. Materiales: cristalería, vajillas, cubertería y platería, cheffindish
Asesorarse con la Gerencia General en caso de eventos de carácter muy especial solicitado por algún cliente antes de sercontratado y que pudiera comprometer el prestigio o imagen del hotel.
Mantener un Manual de Banquetes que debe contener lo siguiente:
1. Planos arquitectónicos de las áreas y salones para banquetes
2. Capacidad y montaje para diferentes clases de servicios
3. Álbum fotográfico de montajes, muestrarios, emplatados, exposiciones, etc.
4. Lista de costos y precios de los restaurantes y bares delhotel
5. Lista de costos y precios de venta para los banquetes para:
a. Coffe break
b. Desayunos, almuerzos y cenas
c. Bailes
d. Cenas cocktails
e. Buffets
6. Costos y precios de ventas de bebidas por botellas
7. Precios de descorches
8. Precios de alquiler de salones
9. Precios de alquiler de material y equipos (incluyendo complementarios)
10. Lista y precios de contratación para elpersonal extra.
11. Lista y precios de los proveedores
12. Archivo de memorandos internos relacionados con instrucciones y/o políticas del hotel
13. Papelería de la Gerencia de Banquetes: modelos de cartas (agradecimientos, recordatorios, aniversarios, ofertas de servicios), formularios (ordenes de servicios, presupuestos, facturas).
Control administrativo de los eventos:
1. Control de loseventos
2. Libro de Banquetes: “Reserva de Salones”
3. Elaborar presupuestos de los eventos a solicitud del cliente de forma inmediata.
4. Elaborar el Contrato según las normas y políticas de créditos de la Gerencia, quien le indicará los límites mínimo y máximo para las transacciones.
5. Elaborar las órdenes de servicio del evento para los otros departamentos
6. Contratación de serviciosexternos (según la logística del evento): personal, equipo, mobiliario, etc.
7. Supervisión general antes del inicio del evento
8. Supervisa la facturación de los eventos
Mantener relaciones públicas con clientes habituales y/o tentativos.
Elaborar Informe junto con el 1er. Maitre sobre la evaluación de los eventos.
Elaborar la carta de agradecimiento incluyendo si existió alguna anomalía...