Departamento de Compra

DEPARTAMENTO DE COMPRA

Concepto

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Importancia

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo)indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Objetivos
Comprar los materiales para los propósitos buscados
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
Controlar que lacalidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.
Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores enla decisión de una compra son:

1. La calidad
No se mide por el precio. Ha sido comprobado que no siempre lo más caro es de mejor calidad.
2. El precio
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente, el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debeanalizar directamente el impacto total del costo.
El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valoragregado al cliente disminuye.
3. Funcionalidad
Analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final para lograr el nivel de calidad deseado. Esta función debe ser descripta correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio. Aquí ayalgunas de las funciones que se requieren:
Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.
Relaciones comerciales
Desarrollo del área y del personal (compras - control de inventarios)
Recepción, análisis y registro de requisiciones
Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización
Selección de proveedores
Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compraCoordinación de los sistemas de recepción, almacenaje, cuidados y entrega de materiales.
Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida)
Concretar convenios y contratos con proveedores
Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y pagos)
Levantamiento de inventarios
Auditoría interna administrativa (procesos, actividades y documentos)Supervisión de almacenes y bodegas
Investigación de mercados
Prever situaciones de mercados
Minimizar o eliminar la interrupción de los procesos de construcción por falta de materiales
Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

Estructura
El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas, organiza actividades (división del trabajo)refleja autoridad, obligación y responsabilidades, define el tramo de control y está sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la organización para el logro de los objetivos y metas generales.
El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el tamaño de la empresa, la necesidad de...