Departamento de Compras

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cadadepartamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

ALCANCE
Esto es aplicable a todos los departamentos que solicitan material de oficina y equipo en general. En otras palabras, las compras que no implican directamente en los servicios prestados a los clientes.

DEFINICIONES

 Orden de Compra: Se trata de una autorización por escrito solicitando unproveedor para suministrar productos a una compra.
 Suministros de Oficina: objetos que los miembros del personal necesitan para llevar a cabo un servicio o actividades, tales como bolígrafos, lápices, papel, tijeras, carpetas, tintas, cintas, etc.
 Equipo: se refiere al hardware, tales como ordenadores, impresoras, escáneres, teléfonos, faxes, etc.
 Muebles: los bienes muebles de una oficina, porejemplo, sillas, escritorios o gabinetes.
 Otras Compras: incluye las compras directas realizadas por IT, hospitalidad y servicios de apoyo y mantenimiento y el Departamento de Compras, con la autorización previa de los socios. Por ejemplo: renovación de licencias, compra de regalos de promoción, mantenimiento del coche, etc.
 Emergencias: se refiere a la compra de cualquier material, piezas osuministros necesarios al mismo día de la solicitud, porque afectan directamente a la labor de la oficina.
 Software Específico: todas las aplicaciones utilizadas por un departamento en particular. (ejemplo: Discoverer)
 Software Obligatorio: las aplicaciones utilizadas por todos los departamentos para llevar a cabo sus tareas diarias. (Ejemplo: Microsoft Office).
 Comprador: es eldepartamento encargado de procesar para compras como por ejemplo (Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de Mantenimiento y Compras).

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Establecer las actividades relacionadas con la compra de equipo y material de oficina que soportan los procesos de negocio de servicios al cliente.

Los siguientes puntos nos darán una perspectiva más clara de losobjetivos del departamento de compras.

1) Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. La falta de inventarios de materiales para la producción podría disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de retraso de producción.

2) Conservar las inversiones y las pérdidas mínimas en el inventario.Se podría asegurar un flujo ininterrumpido de inventario de materiales comprando por grandes cantidades, pero esto haría que el costo de mantener el inventario se eleve demasiado; por lo que sería recomendable apegarse a un programa de consumo de materiales o una estimación de aplicación.

3) Mantener los estándares o controles de calidad adecuados. Para producir una obra de calidad esnecesario utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos cientos o miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no aceptables, pues estos no reúnen los requisitos de los materiales de alta calidad, y el costo de reconstrucción o reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin mencionar al daño al prestigio de la empresa.

4) Encontrar o desarrollar vendedores competentes. El éxitodel departamento de compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar los vendedores apropiados, que tengan interés y que sean responsables con la empresa para obtener los artículos que se necesitan al precio final más bajo.

5) Estandarizar, en lo que sea posible los artículos comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo...