Departamento de compras

Departamento de compras
-Definición
El departamento de compras es el encargado de realizar adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producto debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar acada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

-Funciones
1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas lasmercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.
3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materialesnecesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
Se debe aclarar de antemano que las funciones generales del departamento de compras no se encuentran claramente definidas y llegan a variar o diversificarse grandemente de una empresa a otra.






-Relación con los demás departamentos
Compras y producción
El Departamentode Producción necesitará de esas MP y los otros materiales para transformarlos en PT.
Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o esté encamino o que busque un proveedor para conseguirlo lo más pronto posible.
El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la MP y todo lo necesario para que el Depto. de Producción puede producir lo que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida oportunidad para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en lascantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese Depto.

Compras y almacén (bodega)
El Almacén es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se necesita para producir.
El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un registro conocido comoKardex, el cual puede ser llevado a mano o electrónicamente.
El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacén, pues deben tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.
Cuando este control es electrónico, sepuede tener en línea para que hagan las consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más material. De ahí la importancia de la actualización constante.
Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se está terminando, debe avisar de inmediato al Depto. deCompras y de esa forma trabaja en equipo con ellos.
Cuando ingresa un pedido, Almacén debe avisar al Depto. de Compras de ese ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.
En el caso de ingresos de productos terminados, el Almacén podrá hacer un control de calidad de ellos, siempre que se haya determinado de que lo puede hacer e informar de los resultados de ese análisis a las personas...