Departamento De Compras

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
 
* Los principios de la organización aplicados al departamento de compras

Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atención en tratar deorganizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operación.

Para que se logre obtener una adecuada organización de éstedepartamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.

Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertosprincipios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la organización, la centralización o descentralización de actividades, la sencillez de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principiosmencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia. Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:

Organización lineal:

Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en línea descendente, como una característica de un crecimiento vertical de la organización.



Organización funcional:Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administración científica, basada en la especialización de funciones y la división del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Dirección deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo sobre una sola operación principal, para lo cual debeespecializarse, para poder ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan. 


Organización de línea y staff:

Este tipo de organización se utiliza como apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la función que requiera de apoyo, aunquealgunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instrucción del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del problema que los especialistas

La relación de las funciones de compras con la organización.

La función de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organización y para ello debe trabajar en conjunto contodas las áreas como son

Dirección

La relación que debe existir con la Dirección general es mediante reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado período de tiempo, además de hacer mención especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organización.Estos reportes deben contener información estadística de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos, lo cual permitirá evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organización. 


Producción:

En esta área recae la función de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad. La relación entre losdepartamentos de compras y producción es; que compras procure los materiales necesarios para la producción a satisfacción de los requerimientos establecidos para tal efecto. Ambos departamentos comparten una obligación igual con respecto a la administración; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel óptimo. Producción producirá a costos bajos siempre y cuando la actuación de compras...