departamento de compras

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que esta pueda conseguir los objetivos marcados. Los productos y servicios necesarios están en función, por una parte, del tamaño de la unidad económica y, de otra, de la actividad principal ya sea industrial, comercial o de servicio.
Laplanificación de las compras y la programación del aprovechamiento se realizan en coordinación con los objetivos y metas de otras áreas funcionales der la empresa es decir; se tiene en cuenta como mínimo:
Los presupuestos elaborados en los departamentos financieros.
Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
Los cálculos realizados por el personal de gestiónde stock y de almacén.
Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.
PERSONAL DE COMPRAS

Partiendo de la evidencia, de que una buena organización con aplicaciones informalizadas, puede y debe ahorrar plantilla, para garantizar una buena gestión necesitamos material competente y motivado, en muchas empresas las funciones de compras más que ninguna otra se han quedadoatrás, sigue vinculada a la rutina, sigue negociando con sus redes y fuentes de suministro habitual lo que era perfectamente normal en unos tiempos de relativa estabilidad:
"Ahora ninguna empresa puede permitirse el lujo de que su función de compras no esté a la altura de las otras áreas de la compañía. La dirección de compras debe estar implicada y conocer a fondo los planteamientos estratégicos, laslíneas maestras por donde se va a desarrollar la empresa los próximos años (nuevos productos, nuevos mercados, nuevas tecnologías, etc.), la competencia hace pasar a un primer plano una función, por largo tiempo relegada compras".
Además de estos objetivos generales, podemos identificar algunos más, de especial relevancia pudiendo suponer la interacción e incluso conflictos con otrosdepartamentos de la empresa.
La función de compras, es un área especialmente sensible de la empresa, que debe ser sometida a una vigilancia cuidadosa debido a las importantes cantidades manejadas, y a la gran capacidad negociadora que se detenta. Es por esto, que los códigos éticos de las empresas suelen hacer especial referencia a las actividades de compra. Para evitar que terceros saquen partido de lasdivergencias entre las necesidades de la organización y las de sus empleados, se puede actuar en dos sentidos*:
1. Elevar el nivel de satisfacción de las necesidades de los negociadores.
2. Actuar mediante el control y la represión.
Estos dos principios de actuación, deben ser desarrollados en una serie de acciones concretas, dentro del Área de Aprovisionamientos, para evitar la aparición decasos de corrupción.
Entre las acciones a tomar para disminuir la posibilidad de actuaciones incorrectas por parte del personal del Departamento de Compras, se encontraría: la rotación de puestos entre el personal negociador, o el requisito de adjuntar a cada proyecto de pedido toda la documentación, siendo el que firma el pedido responsable de la decisión.
La recepción y el almacenamiento de losmateriales plantean una problemática específica. La admisión de sobre suministros o excesos en la facturación, duplicación de la entrada del mismo material, facturas de material no recibido, irregularidades en la venta de chatarras y residuos, son algunas de las estafas más frecuentes*.
Los almacenes deben recontarse con periodicidad y como práctica habitual del almacenamiento, sin perjuicio de loscontroles que los auditores externos puedan realizar. El almacén debe ser un área restringida para todo aquel personal no perteneciente al departamento.
La Asociación Norteamericana de Gestión de Compras NAPM suscribió en 1959, los siguientes Principios de la Práctica de Compras.
Lealtad para con tu empresa.
Justicia para todos con quien tengas tratos.
Fidelidad a tu profesión.
De estos...