departamento de cuentas por pagar

CASO: EL DEPARTAMENYTOS DE CUENTAS POR PAGAR DE FORD
Presionada por la fuerte competencia japonesa, la gigante Ford Motor Company tenía un serio problema; tenía mucha grasa que cortar. En sudepartamento de cuentas por pagar (DCP), cerca de 500 empleados se involucraban con un mar de papeles para solucionar problemas y pagar a los proveedores. Un total de 14 puntos de una variedad de fuentes(registros de recepción, órdenes de compra, facturas, etc.) deberían conferirse y coincidir entre sí. Un simple retrase de cualquier documento significaba horas y horas para encontrar la informacióncorrecta, retrasos en los pagos y proveedores molestos. El proceso era convencional. El departamento de compras (DC) enviaba un pedido de compra (PC) al proveedor, con copia para el DCP. Cuando elmaterial que enviaba el proveedor llegaba a la recepción de Ford, un empleado llenaba el formulario describiendo el material recibido y lo enviaba al DCP. Mientras tanto el proveedor enviaba al DCP lafactura correspondiente. A partir de entonces el DCP tenía que conciliar tres documentos: el PC, el formulario de recepción y la factura correspondiente. En 80% de los casos la conciliación era posible yel DCP emitía el pago al proveedor, pero en 20% de los casos proporcionaban verdadera confusión que tomaba el tiempo de todos. La Ford decidió implantar un sofisticado y caro sistema computarizadopara agilizar el proceso y obtuvo una reducción de 20% en el personal. La euforia duró hasta que los administradores de Ford visitaron Mazda japonesa, de la cual la Ford estaba adquiriendo parte delcapital. Impresionante: Mazda tenía únicamente 5 empleados en el departamento de cuentas por pagar. Todo en ese lugar fluía tranquilamente. Ford decidió hacer entonces una reingeniería de todo el procesode pagos a los proveedores. Con la reingeniería todo cambió. La factura y los tres documentos se eliminaron, el papeleo se sustituyó por un proceso ágil, simple y rápido en que la verificación y el...