Departamento de Recepcion

Departamento de Recepción
El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, fax, mail, etc. si hace reserva antes de su llegada.
La primera y últimaimpresión son las que mayor importancia tienen para la mayoría de los clientes. La primera, debido a que el ser humano siempre se deja impresionar fácilmente por las imágenes, ésta va a predisponer a la mayoría de la clientela a favor o en contra del establecimiento según haya sido favorable o desfavorable para cada cliente.
Los profesionales de este departamento para causar una buena impresión debenestar uniformados y aseados, guardar una compostura correcta que no resulte desagradable al cliente, atendiendo con rapidez y seguridad en su trabajo a cada una de las personas que se acerquen al mostrador y siendo serviciales .
El departamento de recepción es el centro operacional de un hotel, desde aquí se cumplen procedimientos administrativos y es el primer contacto directo que el clientetiene a su llegada al mismo, proporcionándole información sobre los servicios, las instalaciones y los distintos paquetes turísticos que disponga el hotel.

FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN RECEPCION
A continuación les presento las principales funciones del departamento de Recepción, diferenciadas por sub - departamentos:
Reservas:
Las solicitudes de reservas, suelen realizarse porteléfono, fax, e'mail, otros; y no siempre las realiza el cliente que va a recibir el servicio, sino su secretaria o asistente.
¿Quién hace reservas? Las suelen hacer: personas particulares, agencias de viajes, empresas, centrales de reservas; y pueden ser tanto para individuales como para grupos.
Sus funciones son: atender solicitudes de reservas, tarifas y servicios. Así mismo de acuerdo a ladisponibilidad confirmar, cancelar y modificar reservas. El(la) agente de reservas, al igual que todos los empleados de Recepción tiene la obligación de conocer y promover los servicios del hotel. Además es el sub-departamento encargado de elaborar estadísticas y previsiones.
Recepción:
La Recepción propiamente dicha, realiza sus funciones desde antes que el cliente llegue al hotel, durante su estadía,y hasta que éste se retira del hotel:
Hacer el pre registro de pasajeros y grupos.
Asignar habitaciones reservadas.
Elaborar listas de grupo y distribuírlas.
Registrar huéspedes y grupos.
Asignar habitaciones a los walk in.
Recibir y entregar mensajes para pasajeros y para el hotel.
Autorizar cambios de habitaciones.
Llenar requisiciones para Almacén.
Controlar llaves de habitaciones.Dar salida a las habitaciones.
Verificar reportes de ama de llaves.
Atender problemas de los huéspedes.
Solicitar trabajos a mantenimiento.
Solicitar trabajos al Ama de llaves.
Autorizar envíos de camas y cunas extra.
Atender el Departamento de Reservaciones, cuando está cerrado.
Promover los servicios del hotel.
Solicitar servicios médicos cuando el huésped lo requiere.
Comentar a su jefelas opiniones de los huéspedes del hotel.
Mantener limpia la recepción.
Realizar inventario de papelería, folletos y tarifas.
Archivar la papelería que ya ha sido utilizada.
Teléfono:
El teléfono es el medio de comunicación más usado en el hotel, tanto para comunicación interna como externa. Los hoteles generalmente trabajan con centrales, que tienen anexos en las habitaciones y en lasprincipales áreas del hotel. Sus funciones específicas: tomar mensajes para los huéspedes o personal del hotel, hacer vales de las llamadas telefónicas, e inclusive hacer labores de despertador.
En la comunicación telefónica es muy importante el tono de voz, la vocalización y la rapidez en la atención.
Se recomienda coger lápiz y papel cada vez que suene el teléfono, para no hacer esperar, tomar...