Departamento de reservaciones de hotel

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

Este departamento es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas, esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los asistentes de reservaciones, los cuales realizaran funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo,las reservas de agencias de Internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes para garantizar las reservas.

El resultado más importante del proceso de las reservas es tener una habitación lista y esperar el huésped a su arribo. Esta habitación no debe ser cualquier cuarto, pero debe ser el que reúna mas las necesidades que el huésped expreso durante elproceso de reservación. Para esto todas las operaciones deben tener proceso de reservas eficaces.
Una definición de reservas es : la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado deantemano.

1.1 Misión del departamento
Mantener el alto nivel de ocupación, manejando la disponibilidad de habitaciones en forma efectiva, alcanzando la mayor rentabilidad requerida, sin debilitar o afectar la satisfacción del
cliente y apegados a altos estándares, de calidad y servicios.

1.2 Visión del departamento
Incrementar el conocimiento y profesionalidad del personal, lograrnuevos negocios a través de las compañías nuevas que nos llaman y nos visitan, darles seguimiento con el departamento de ventas y practicar cada día los estándares de calidad de nuestra cadena y mantenerlos en los servicios ofrecidos.

1.3 Objetivos

El objetivo de este departamento es la renta de habitaciones noche a noche ya que nuestro producto espacio−tiempo, es lo que venderemos. Nuestramercancía no es algo que pueda almacenarse, puesto que ya esta sujeta a perdidas si no se renta hoy. Para un hotel un cuarto que no se rente será dinero que nuca se recupere por esta razón, el hotel está obligado a rentar el mayor número de habitaciones, procurando que sean rentadas primero aquellas cuyo precio sea mayor.

Implementar nuevas estrategias y esquemas de trabajo que nos permitanincrementar las ventas en tipos de habitaciones de menor demanda.

Otorgar los conocimientos necesarios a través de planes de entrenamientos en áreas que estén
directamente involucradas en el proceso de manejo de toda la operación del departamento de
reservaciones y recepción incluyendo específicamente la segmentación de mercado, la oferta de
tarifas los cambios de temporadas.
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1.4 Políticas yProcedimientos utilizados por algunos hoteles
Las reservaciones serán confirmadas hasta las 6.00 p.m. del día de llegada. A menos que esta este garantizada será honrada hasta las 12:00pm y de no llegar será cargada la primera noche como penalidad.
Las cancelaciones deberán hacerse con 24 horas de anticipación en temporada baja, y 72 horas en temporada alta.
Solo las compañías que tienencrédito formalizado con el hotel, podrán enviar carta de cuenta a cargo para sus clientes.
Al llegar un huésped con reservación y sin equipaje, se le solicitara garantía por la cantidad de noches que permanecerá mas 2 noches extras.
No se aceptan visitas en las habitaciones.
El check in es a las 3:00pm y el check out a las 12:00pm.
Máximo 3 personas por habitación.

2. DESCRIPCION DE LOS CARGOS2.1 Gerente de reservaciones

Funciones y responsabilidades:
Provee funcional asistencia al personal de reservaciones.
Interactuar con huéspedes y clientes del hotel.
Coopera, coordina, y comunica con otros departamentos del hotel cuando se requiera.
Hacer actualizaciones de la proyección de la ocupación diariamente de la PC.
Asegurarse de que todas las reservaciones sean incluidas en el...