Departamento de reservaciones

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES:
El número de personas que integran este departamento esta en función de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.
Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficina pertinente, se tomara en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuales son las fechas cerradas(aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel esta completamente ocupado). Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún idioma extranjero, debe contar con buena aptitud para las ventas.

CONTROL DE RESERVACIONES:
Sistema de control manual:
a) Computarizado: computadora con programa parareservaciones hoteleras, archivo cronológico de reservaciones.
b) Manual: hoja de control de reservaciones.
Libreta de entradas y salidas.
Rack cronológico de tirillas de reservaciones.
ARCHIVO CRONOLOGICO DE RESERVACIONES:
Se deben tener carpetas para cada día del año ya que en este lugar se dará toda correspondencia del huésped y la demás papelería que selleno por motivo de la reservación, cancelación, cambio, depósito, etc.
HOJA DE CONTROL DE RESERVACIONES:
En esta hoja se van anotando las reservaciones recibidas y fundamentalmente sirve para evitar hacer un número de reservaciones superior a la disponibilidad del hotel.
LIBRETA DE ENTRADAS Y SALIDAS:
Con la información de esta libreta se puede conocer el número aproximado de las entradas ysalidas en el hotel en un día determinado; asimismo, servirá como base para la elaboración de algunos reportes.
RACK CRONOLOGICO DE RESERVACIONES.
Aquí se colocan, ordenadas por día de llegada, las reservaciones, las cuales deben ser escritas previamente en unas tirillas de papel y colocadas en unos objetos metálicos llamados ¨charolillas¨

LLEGADA DE UNA RESERVACION:
Se debe indicar alcliente que las reservaciones sin depósito o garantía vencen a las 6:00 p.m.; así mismo, se le debe sugerir que garantice dicha reservación con una tarjeta de cerdito.
Se le debe notificar al cliente que, en caso de no presentarse el día señalado en la reservación, se le cargara a la tarjeta el importe de la primera noche más el impuesto correspondiente.
DEPOSITOS:
Los depósitos son cantidades dedinero que el huésped o la agencia de viajes que hizo la reservación envía con el fin de garantizarla. Estos depósitos se reciben y se registran en un libro que se encuentran en la gerencia general, la cual, a su vez, pasa los cheques a la oficina de reservaciones y recaba la firma de recibido del empleado correspondiente.
Se debe actualizar la reservación en la computadora o en el sistemamanual, anotando en el monto del depósito y el número de recibo correspondiente.
REEMBOLSOS:
Después de realizar la cancelación de una reservación con depósito, se procede a realizar el reembolso, es decir, la devolución del dinero que el huésped o la agencia de viajes envió o pago en el momento de hacer su reservación. Se deben tomar los datos de la forma ¨reservaciones canceladas¨ y enviar aldepartamento de contabilidad la forma ¨solicitud reembolso¨ para que se elabore el cheque respectivo.
Después de que el departamento de contabilidad haya elaborado el cheque este se pasa al departamento de reservaciones, quien lo enviara al cliente junto con una carta.

TIPOS DE HABITACIONES.
* Estudio (S) habitación con sofá cama de 1 m de ancho por 1.90m de largo.
* Doble(D) tiene una cama de 1.36 m de ancho por 1.90 m de largo.
* Doble-Doble (DD) Tiene dos camas dobles en la misma habitación.
* Twin (T) Tiene dos de cama de 1 m de ancho por 1.90 de largo cada una
* Triple (TX) Tiene tres de 1 m de ancho por 1.90 m de largo.
* Queen (Q) tiene una cama de 1.50m de ancho por 1.90 de largo....