Departamento de reservaciones

Departamento de reservaciones

Este departamento está en función del hotel
El personal que ocupa este departamento debe de estar bien capacitado, tener un dominio del lenguaje extranjero así como una actitud adecuada en el momento de atender al cliente ,este departamento puede en hoteles ocupar el puesto de ventas.
Sistema de control
El sistema que se utiliza es computarizado dondeel departamento de recepción contara con el mismo programa donde se reflejara los movimientos de los dos departamentos esta es una de las formas de llevar un buen ordenamiento y evitar equivocaciones o sobreventas.

Archivo cronológico de reservaciones
Se deben tener carpeta de los llenados de las papeletas de reservación,cancelación ,cambiohabitación etc.
Hoja de control dereservaciones
En caso de no contar con un sistema computarizado donde solo se ingresan los datos, se realiza un llenado manualmente indicando cuales son los tipos de reservaciones.

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Las formas impresas
* Confirmación de reservación
* Cambio de reservación
* Reservación cancelada
* Extensión de estancia
Los tipos de habitaciones
Las habitaciones que se manejenenun hotel dependen de la categoría de este yaque cada uno cuanta con sus tipos de habitaciones así como sus respectivas claves que pueden variar un poco.
Por ejemplo los tipos de habitaciones más comunes son :
* Estándar
* Ejecutiva
* Master suite
* Junior suite
* Suite presidencial
* Twin
Los precios dependen de la habitación y tipo de hotel.
Llegada de unreservación
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Pasos que se realizan en una reservación.Lo primero que se debe de hacer es presentarse con la persona,posteriormenteelhuésped te pregunta los tipos de habitaciones con sus respectivos precios el reservacionista de igual manera debe de tratar de vender una habitacion de mayor precio .Después de se debe de indicar para que fecha se requiere y verificar en la computadora que si haydisponibilidad ,si procede, se ingresa los datos del huésped así como su forma de pago, en el momento que uno esta hablado con se coloca la informacióncorrespondiente ,si es que requiere un plan o paquete pero eso depende de cada hotel ya que algunos en reservación ya contienen al plan aplicado por ejemplo el hotel nikko todas las habitaciones ya cuentan con plan continental.Depende de un si loquiere modificar el tipo de plan, en la tarjeta de registro se indicara tipo de habitación con su respectiva clave así como el número de habitación.
Si en que se indica la forma de pago completo se le pide el numero de tarjeta,tipo de tarjeta posteriormente se verificara el cobro el reservacionista deberá brinda una copia del Boucher a contabilidad.
Cambio de habitación
Si el huéspeddecide caminar su habitación por algún motivo de equivocación se debe tener en cuenta lo siguiente.
Se debe checar la disponibilidad si lo hay se debe Llenar la forma impresa de cambio de reservación,O en la computadora registrar el cambio. Si ya realizo algún depósito se debe verificar con contabilidad.
Cancelaciones
Las cancelaciones de habitación pueden presentarse por laimposibilidad del huésped de llegada.
Si procede una cancelación es muy conveniente que se tomen en cuenta:
Desbloquear en el sistema la habitación para poder tenerla activa nuevamente esto también se le informara ama de llaves en caso de ver un rembolso ya que se notificara como una habitación desocupada limpia.

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Reembolso
Este proceso se realiza en un cancelación donde la cancelacióncumple con las políticas del hotel en este caso puede ser 24 hrs antes o 72 hrs antes del día provisto de llegada una que vez que se haya procedido. Se debe de tomar los datos requeridos por parte del reservacionista. Se le envía al departamento de contabilidad la solicitud de reembolso, este elaborar un cheque respectivo a la cantidad de la habitación con todo lo que se haya solicitado....