Departamento de reservaciones

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.

Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS POR ALGUNOS HOTELES
* Las reservaciones serán confirmadas hasta las 6.00 p.m. del día de llegada. A menos que está esté garantizada será honrada hasta las 12:00pm y de no llegar será cargada la primera noche como penalidad.
* Las cancelaciones deberán hacerse con 24 horas de anticipación en temporada baja, y 72 horas en temporada alta.
* Solo lascompañías que tienen crédito formalizado con el hotel, podrán enviar carta de cuenta a cargo para sus clientes.
* Las compañías que no tengan crédito deberán hacer su pago al momento del check in, con tarjeta de crédito, cheque certificado o dinero en efectivo.
* Al llegar un huésped con reservación y sin equipaje, se le solicitara garantía por la cantidad de noches que permanecerá mas 2 nochesextras.
* No se aceptan visitas en las habitaciones.
* El check in es a las 3:00pm y el check out a las 12:00pm.
* Máximo 4 personas por habitación.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
GERENTE DE RESERVACIONES :
* Controla y coordina todas las reservaciones
* Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas
* Vigila y controlalos cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el número de habitaciones contratadas en cada categoría.
* Mantiene relaciones cordiales con los suplidores
* Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.
* Asegura que la base de datos del centro de cómputos esta actualizada
* Aseguraque toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día
* Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

AGENTE O ASISTENTE DE RESERVACIONES:
* Su principal objetivo es vender habitaciones
* Toma las reservas y las computa.
* Mantieneactualizado el centro de cómputos para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.
* Elabora los reportes del departamento
* Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.
* Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.
OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
* Postearlos cargos por depósitos de reservas
* Monitorear la disponibilidad de habitaciones
* Asistir al personal de recepción en el proceso de check in/ check out cuando sea necesario
* Prepara la lista de llegadas para recepción

TIPOS DE RESERVACIONES
Debido a la gran demanda de solicitudes de reservación, los hoteles las han clasificado en distintas formas. Las más importantes yreconocidas son las siguientes:
* Reservación tentativa: serán las reservas que sean solicitadas sin ofrecer ninguna seguridad para llevarlas a cabo. Generalmente se trata de proyectos que están sujetos a cambios o cancelaciones.
* Reservación límite: se les marcará una hora límite de llegada, teniendo el hotel la libertad de acortarlo o alargarlo según sus propias necesidades. Estas reservacionesno tienen garantía o depósito.
* Reservación garantizada: son reservaciones contactadas a través de una agencia de viajes, línea aérea o asesoría de grupos y convenciones, y que están garantizadas por medio de un cupón u orden de cambio. En el caso de que los huéspedes no se presentaran, el hotel guardará la habitación hasta el siguiente día.
* Reservación con depósito: son aquellas...