Departamentos que auxilian a las compras

DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS (TRÁFICO, RECEPCIÓN, ALMACÉN Y EMBARQUES)
En el caso de los materiales que llegan, el trafico se estudiara en gran parte aquí desde este punto de vista. Los deberes mas importantes que tiene que cumplir el departamento de trafico son los siguientes:
a) Mantener al dia los archivos de las tarifas de transporte
b) Mantener en cotacto conlos perfeccionamientos en el servicio de trafico,aprovecharlos
c) Procurar que los embarques se describan y clasifiquen en forma adecuada
d) Procurar que los embarques sigan rutas apropiadas
e) Procurar que los embarques no sufran retraso de transito
f) Tomar medidas, en algunos casos, para reunir los embarques de cantidades inferiores a un vagón para formar vagones completosg) Comprobar las facturas de fletes
h) Preparar las reclamaciones hechas a los transportistas por cargos excesivos o por daños y perjuicios
Posición del departamento de tráfico
La situación de la función del trafico en la organización es objeto de controversias. Si la organización es suficientemente grande, puede haber una sección de trafico en el departamento de compras directamenteresponsable ante el jefe del mismo sin embargo, algunas empresas son tan pequeñas que la función del trafico no puede spararse con provecho de las demás funciones de compra.
En esos casosk el empleado encargado del seguimiento, o el comprador, tiene que desempeñar las funciones trafico a medida que aumenta la importancia de la empresa y crece el volumen de los embarques que recibe, llega un momentoen que es convniente contratar un empleado encargado del trafico.
Por lo general hay una cantidad considerable de trafico que hacer en relación tanto con los embarques que salen de las empresas como con los que llegan. El director de ventas, el gerente d compras, el departamento de trafico debe estar bajo las ordenes de cualquiera de esos dos departamentos que manejen el mayor volumen deembarque.

DEPARTAMENTO DE RECEPCION
casi todas las organizaciones dedicadas a fabricar y distribuir reciben constantemente un volumen considerable de materiales de todas las clases de descripciones.
Si no existe ninguna organización y un sistema adecuado para inspeccionar, registrar y manipular los materiales, estos pueden perderse o bien entregarse equivocadamente a un departamento.
El pedidopuede estar en incompleto, y los materiales que faltan pueden retrasar la fabricación.
El departamento de recepción tiene que realizar muchas funciones importantes. Tiene que:
a) Hacer un registro adecuado de la recepción de todos los materiales que llegan
b) Determinar si el embarque se ajusta o no a los requisitos fijados en el pedido, desde esl doble punto de vista de la clase y lacantidad
c) Inspeccionar los materiales recibidos y, si es importante el mantenimiento de un estándar especificado de calidad en el material, tiene que determinar por medio de pruebas adecuadas, si cumple ese estándar
d) Avisar a los departamentos interesados de la recepción del embarque, junto con la información pertinente sobre el estado y la calidad de las mercancías
e) Entregar elmaterial a las partes interesadas y registrar esa entrega
Organización del departamento
La responsabilidad por el desempeño aecuado de esas funciones debe asignarse concretamente a un individuo. En las compañías que no son los bastantes grandes para sostener un departamento separado, el jefe de almacen deb ser responsable. En las organizaciones importantes se establece un departamento separado derecepción.
Las principales subsecciones relacionadas con la función de la recepción son: descargas de las mercancías, desembalaje de las mercanciaqs y su colocación en recipientes adecuados, e insiacion de los diferentes informes de recpcion.
Si el volumen de las mercancías resividas es considerable puede haber una o varias cuadrillas de descarga.
Las funciones de la cuadrilla de descarga...