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SEGUNDO IMFORME PRACTICA

SEGUNDO INFORME PRÁCTICA PROFESIONAL
GESTION EMPRESARIAL

TRABAJO PRESENTADO POR:
DIANA MARCELA RODRIGUEZ DIAZ

TRABAJO PRESENTADO A:
DOCENTE: JULIO TORRES VEGA

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
BUCARAMANGA
2010

Dentro del desarrollo de las actividades realizadas en los últimos dos meses de práctica, las tareas que realicé fueron lassiguientes:

1. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL.

Se continúo con el proceso que se empezó en el mes anterior, organizando el archivo. Para buscar las hojas de vida se tiene en cuenta lo siguiente:
Cada carrera tiene un código por el cual se archivaban los alumnos antiguos hasta el segundo semestre de 2007.

Ejemplo de código:

07362056
07 representa el año 2007
36 código de latecnología en gestión empresarial
20 indica que ingresó en el segundo semestre del año
56 consecutivo asignado a cada estudiante.
Del primer semestre del 2008 en adelante se archivan por periodo, año, nombres y apellidos.
Ejemplo:
I 09 Rodríguez Díaz Diana Marcela
I representa el periodo de ingreso
09 indica el año
Rodríguez Díaz Diana Marcela Nombre completo del estudiante.

De estemodo se encuentran archivadas las hojas de vida en el archivo general. Las carpetas se ubicaron en estantes por carreras según su código. De esta manera se facilita la búsqueda de las hojas de vida cuando los estudiantes se gradúan.

Dadas las circunstancias se vio la necesidad de organizar el archivo de gestión debido a que éste se encontraba lleno de cajas sin ningún orden niprincipio de ordenamiento y donde se encontraban los expedientes de los estudiantes nuevos del año 2009.

Al organizar los expedientes por carrera y por año se pudo aprovechar el espacio físico disponible aprovechando los espacios vacíos de modo que se pudiera mantener un orden consecutivo de año y se viera organizado el archivo.

* ADECUACIÓN DEL NUEVO ARCHIVO UBICADO EN EL EDIFICIO DEPROFESIONALIZACIÓN.

Debido a la falta de espacio disponible en el sitio dispuesto para el archivo, se hizo necesario adecuar un espacio adicional para la ubicación de los expedientes de los estudiantes. Este espacio se ubicó en el sótano del edificio de profesionalización, al lado de la biblioteca virtual. La adecuación consistió en ubicar los estantes en su lugar de modo que elespacio fuera funcional y permitiera la ubicación de las cajas para almacenar. Una vez adecuado el sitio de disposición se trasladaron 30 cajas del archivo de gestión y se ubicaron en cada uno de los cuatro estantes.

Las cajas contenían hojas de vida de estudiantes graduados.

* RECIBIR Y HACER EL RESPECTIVO TRAMITE CON LOS DOCUMENTOS DE GRADO.
Se recepcionan los documentosrespectivos los cuales son:

Solicitud Trabajo de Grado (Formato R-DC-16)
Evaluación Modalidad de Grado (Formato R-DC-17).
Registro de Egresados (Formato R-PS-01).
Fotocopia de la libreta militar (ampliada)
Fotocopia de la cédula de ciudadanía (ampliada)
Recibo de pago de los derechos de grado ($515.000) debidamente refrendado por la Dirección Administrativa y Financiera de laInstitución.
Presentación del documento de la pruebas ECAES, para los aspirantes que cumplieron el plan de estudios después del 15 de octubre de 2009
Cumplimiento de actividades culturales y/o deportivas por parte de Bienestar Institucional
Cumplimiento y aprobación de los niveles de inglés.
Solicitar el seguimiento académico actualizado y firma de paz y salvo en la respectiva Coordinación.Cuando todos los documentos están en orden se grapan, se anexa la nota de grado en el sistema y se imprime de nuevo el seguimiento académico. Una vez realizado este proceso se baja al archivo y se busca la hoja de vida por código de cada estudiante y se le anexan los papeles de grado. Acto seguido el jefe de admisiones Dayana Tatis los revisa y firma el documento correspondiente....