Depto telefonos

Un hotel es una empresa de servicios, y la sincronización, coordinación y control interdepartamental es lo que va a determinar, además de su categoría, su reputación a nivel comercial sin olvidar que cada departamento tiene una funciones concretas y especificas, y que igualmente desempeña un papel dentro de la organización general dentro de la empresa.
• TELÉFONOS
Todos sabemos la importanciadel teléfono en lo relativo a la comunicación de las personas, de ahí que en hostelería sea fundamental este servicio así pues es esencial que tanto en el entorno como en el servicio que se ofrecen causen una impresión óptima al cliente, debiendo confirmar siempre la transmisión de un mensaje para evitar que se produzcan errores.
El propio hotel utiliza este servicio para intercomunicarse conlos demás departamentos o con el exterior, lo cual puede realizarse directamente o por medio de una centralita.
Hoy en día los establecimientos hoteleros instalan medidas individuales para cada hotel, agilizándose de gran manera el trabajo, aparte de ofrecer un servicio rápido, este control automático no produce aglomeraciones en las horas punta y todas las llamadas pueden ser atendidas de formacorrecta. Algunos hoteles están así mismo dotadas de megafonía, la cual se conecta a las zonas nobles más concurridas para facilitar la localización de un cliente cuando este recibe un llamada telefónica o un mensaje urgente; otros utilizan el “teletrancing” o buscapersonas, siendo este el sistema más rápido para localizar a una persona
• Impresos del departamento de teléfonos.
• Nota de cargoo vale de servicio:
Una vez cumplimentado este impreso, se envía a departamento de mano corriente para informarle de la cantidad que tiene que cargar por los servicios de teléfono, prestados a un determinado cliente. Los datos que figuran en la nota de cargo o vale de servicio telefónico son los siguientes:
* Anagrama del hotel
* País y ciudad a donde se ha efectuado la llamada de teléfono odonde se ha enviado un fax o telex.
* Número de teléfono ,fax o télex.
* Nombre de la persona comunicada.
* Firma del encargado del departamento de teléfonos.
* Nombre del cliente que efectúa la comunicación.
* Número de la habitación.
* Tiempo de duración de la llamada o envío.
* Fecha en la cual se efectúa la llamada o en el envío.
* Importancia de la llamada o envío.
* Número deorden.
• Ficha de teléfonos y fax
En este impreso se ha de registrar todas las notas de cargo o vales de servicio telefónico y fax a fin de poder realizar el control diario. Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha y en forma de columna, el número de habitación, el número de cuota de cargo o vale la población de destino, el número de teléfono o fax del destinatario, los pasosdel contador, el importe real, el beneficiario, el crédito si lo hubiese y el importe total.
• RESERVAS.
*Podemos definir “Reservas” como: “la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un preciodeterminado
de antemano.
• Las funciones de este departamento son:
• La venta correcta de habitaciones.
• El control de las ventas realizadas.
• Atender la correspondencia.
• La utilización y el control del telex, fax y arras.
• Los impresos que se utilizan son
• La hoja de reservas:
Suele ser utilizada en los grandes hoteles y cadenas hoteleras en vez
del Libro de Reservas empleado enlos pequeños hoteles.
En ella se anotan estos datos:
Fechas: día en que se hace la reserva, fecha de llegada y fecha de
salida.
Cantidad y tipo de habitaciones.
Servicios contratados: habitación, habitación y desayuno, media
pensión, etc.
Nombre y datos de las personas que hacen la reserva, que se van a
alojar y del empleado que toma la reserva.
Observaciones: si tiene o no arras,...