Depuracion documental

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Depuración documental
Al hablar sobre valoración documental es inevitable referirnos al término depuración y a la práctica que de ésta se inició en los años cincuenta, al aplicarla como una medida urgente para resolver el problema de la acumulación de documentos, originada por la explosión documental que caracteriza los inicios del siglo XX a partir del surgimiento de la llamada"sociedad de la información".
Ya en los años ochenta se avizoraba a la depuración como una fase del ciclo vital de los documentos que merecía especial atención "porque definía el destino de los documentos al término de la utilidad administrativa". José Antonio Ramírez Deleón en su artículo "La depuración dentro de la administración documental" señala "...esta fase consiste por un lado en seleccionartestimonios documentales que después de su utilidad administrativa reúnan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos, y del otro, en eliminar o destruir información asentada en documentos producidos y administrados por los organismos gubernamentales que no posean aquél carácter. La depuración consiste a la vez en seleccionar y destruir determinada documentación".
Pararesponder a la anarquía que privaba tanto en la producción como en la circulación de documentos había que establecer para efectos de una selección adecuada, un sistema planificado que permitiera ordenar la información documental, de acuerdo, en primer término, a su carácter como factor administrativo y, posteriormente de conformidad con la cobertura informativa. Esto significaba establecer un sistemaintegrado de administración de documentos con base en los grupos documentales que ofreciera un panorama de conjunto respecto a la realidad que les dio origen.
Sólo en esta perspectiva planificadora podría obtenerse información coherente tanto para el uso inmediato de carácter administrativo como para su uso histórico.
Al hablar de que la depuración debería constituirse como un proceso permanentede valoración, José Antonio Ramírez en realidad estaba definiendo cuál sería el núcleo duro del trabajo archivístico: la valoración. Vista desde esta perspectiva, la depuración queda reducida al proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente de aquellos otros que por su irrelevancia deban eliminarse.
La situación expuesta por Ramírez Deleón ha cambiadoradicalmente. La evolución que ha tenido la archivística en estos últimos veinte años, nos plantea, bajo la nueva concepción de la administración de archivos, la visión de conjunto del ciclo vital de la documentación y de las fases y procesos técnicos involucrados en él, pues el esfuerzo por racionalizar la creación, el flujo y el mantenimiento, la conservación y el uso de la documentación, así comola selección y la transmisión de archivos, no busca tener papeles ordenados porque sí, sino, tener acceso completo y confiable a la información orgánica y organizada.
Con la aparición del concepto global del ciclo vital de los documentos cambió la perspectiva de la administración de documentos al contemplarlo como parte de un proceso desde el cual es posible la planeación, selección, y eliminacióndesde el momento mismo de su creación.

DEPURACIÓN DOCUMENTAL.

Es la operación que consiste en la destrucción organizada de documentos carentes de valor por ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos, manuales externos, normas tanto internas como externas en copia[1]. las categorías más usuales de documentos depurables son:

▪ Formatos en blanco –no utilizados- y queya se encentran en desuso o desactualizados (de encuestas, de estudios, para surtir trámites).

▪ Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos, seminarios, congresos, eventos, bienes y servicios). Siempre y cuando estos documentos son se encuentren asociados a contratos u ordenes contractuales.

▪ Copias de normatividad interna y externa (Leyes, Decretos,...