Derecho Administrativo II

Procedimiento y expediente

La forma escrita del procedimiento, característica general del mismo, exige actos de constancia en los que aquél se materializa; ello da lugar al expediente. Aunque la doctrina suele utilizar como sinónimos los términos procedimiento y expediente, podemos afirmar la existencia de notables diferencias entre ambos conceptos. Aquél, el procedimiento, como ya hemosvisto, es la forma de materializarse la expresión de la actividad de la Administración, es decir, los trámites y actuaciones realizados por los interesados y la Administración, al desarrollar su actividad; el expediente es la materialización documental del procedimiento, su reflejo documental formado por una agregación o incorporación sucesiva y ordenada de documentos.
En consecuencia, se ordena dela siguiente manera
1. Fórmese expediente administrativo del caso y asígnesele el número correspondiente.
2. Insértese al expediente, en original o copia debidamente certificada, todos los documentos que se recaben con ocasión de la presente investigación.
3. Cítese e interróguese a cualquier persona cuando en el curso de la investigación sea necesario tomar su declaración.
4. Notifíquese aaquellas personas directamente vinculadas a los actos, hechos u omisiones.
5. Practíquense todas las diligencias necesarias para la total verificación de los actos, hechos u omisiones que se investigan.
6. Incorpórese al expediente la documentación probatoria promovida por los interesados legítimos.
7. Obténgase cualquier elemento probatorio solicitado por los interesados legítimos, deresultar pertinente a los fines de la investigación.
Los requisitos esenciales que deben observarse en la formación del expediente administrativo son:
1. Identificación. Los expedientes formados con motivo del inicio de una investigación administrativa, deberán contener una cubierta anterior y otra posterior. La cubierta anterior contendrá la siguiente inscripción:
a) República de Costa Rica,Estado.
b) Órgano de control fiscal que realiza la investigación. Si se tratare de una unidad de auditoría interna, señalar el organismo, entidad o persona del sector público donde se encuentra adscrita la unidad.
c) Número o código del expediente.
d) Motivo que origina la investigación.
e) Fecha del Auto de Proceder.
f) Número de folio.
2. Incorporación de Documentos por OrdenCronológico. En el expediente se reunirá la documentación suficiente a los fines de acreditar de manera cierta los actos, hechos o actuaciones irregulares, observando siempre el criterio de insertar y ordenar según la fecha de la realización de la actuación correspondiente.
• El primer documento que debe formar el expediente es el Auto de Proceder de la investigación.
• Informe Definitivo de laactuación de control en la que se determinaron actos, hechos u omisiones que serán objeto de la investigación.
• Credenciales a través de las cuales se ordenó la realización de la actuación de control.
• Documentación que soporta los actos, hechos u omisiones objeto de la investigación.
• Certificación de cargos.
• Notificaciones, autos y citaciones.
• Demás documentos que se generen en elcurso del procedimiento.
• Informe de Resultados.
Los documentos que se inserten al expediente en el transcurso del procedimiento, deben ser originales o copias debidamente certificadas.
Toda la documentación generada con posterioridad a la notificación del interesado legítimo debe incorporarse al expediente, a través de un auto de incorporación de documentos que debe contener:
•Identificación plena del documento que se incorpora.
• Número de folios de la documentación consignada.
• Señalamiento de si es original, copia certificada o copia simple
• Identificación plena de la persona que lo consigna, de ser el caso, o en su defecto procedencia de los mismos. Orden de incorporación de la documentación al expediente.
3. Foliatura. El solo orden cronológico no es suficiente...