Derecho

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
EL PRESENTE DOCUMENTO SE DISTRIBUYE COMO COPIA NO CONTROLADA Y TIENE UNA VIGENCIA DE 2 AÑOS CONTADO A PARTIR DE LA FECHA DE SU APROBACIÓN EL EQUIPO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL CENTRO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA PROCESA LAS PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN Y ACTUALIZA LAS EDICIONES VIGENTES DEL MISMO

ITA-CNSP-002 Edición Nº 01 Página1 de 10

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO CON:

Centro Nacional de Salud Pública Centro Nacional de Salud Pública RD 012-2006-DG-CNSP/INS FECHA: 2006-05-31

1.

ALCANCE Se aplica al personal que elabora documentos de uso administrativo en el CNSP/INS. DEFINICIONES Y SIGLAS oficio: Es una comunicación escrita de estructura muy similar a la de una carta, pero la diferencia radica enque son de naturaleza oficial. memorando: Comunicación escrita que describe en forma breve recordatorios, utilizan para destacar lo que merece se tenido en cuenta, recapitulan hechos o razones importantes, o bien para dar indicaciones. informe: Comunicación escrita, en la cual se reporta acerca de un trabajo encomendado, algún asunto de interés para quien lo recibe. circular: Son comunicacionesescritas colectivas, no personales sino más bien con destinatarios múltiples, a quienes al interesarles por igual, se les comunica simultáneamente sobre un mismo asunto, se provee instrucciones, se comparte órdenes o comunica noticias; es un difusión general con respecto algún hecho que es de cumplimiento o conocimiento general. SIGLAS CNSP: Centro Nacional de Salud Pública. INS: Instituto Nacional deSalud.

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

3.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Los documentos administrativos son muy variados, por ello existen varios tipos, entre ellos tenemos los oficios, memorandos, informes y circulares. Estos documentos poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiados. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La estructura quedeben seguir dichos documentos se detalla a continuación: CASO 1. OFICIOS Parte superior del oficio Debe colocarse la conmemoración anual, según lo señalado oficialmente por el Estado Peruano. Ejemplo:
“Año de la Consolidación Democrática”

3.1 3.1.1

3.1.2

Fecha Se coloca la ciudad de origen, seguido de la fecha descrita en forma numérica (día y año) y literal (mes).

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ITA-CNSP-002 Edición Nº 01 Página 2 de 10Ejemplo:
Lima, 23 de marzo de 2006

3.1.3

Título del oficio Debe alinearse a la izquierda del documento. Ejemplo:
OFICIO N° 023-2006-DG-CNSP/INS

3.1.4

Encabezamiento del oficio Abarca la parte superior del oficio. Ejemplo:
Señor Doctor LUIS ENRIQUE PODESTA GAVILANO Director General Dirección General de Salud de las Personas Ministerio de Salud Presente.Asunto Referencia : : Solicitainformación sobre PRONAHEBAS (1) (Registro INS N°586-06)

3.1.5

Cuerpo del oficio Debe transmitir la finalidad del oficio. El autor se dirige al destinatario siempre con “usted” o “ustedes”. Vocativo: El tratamiento debe ser de respeto por el destinatario. Ejemplos:
De mi consideración: Distinguido(s) señor(es) o distinguida señora: Estimado señor o señora o estimado doctor o doctora:

3.1.5.1.3.1.5.2.

Introducción: En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

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