DESAFIOS DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

OBSERVATORIO
LOS GRANDES TEMAS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN
DE DOCUMENTOS: DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES
Carlota Bustelo-Ruesta
Carlota Bustelo-Ruesta tiene más de 25 años de experiencia en la organización de la información
y los documentos tanto en el sector público como en el privado, principalmente en España y Latinoamérica. Desde 2011 ejerce la consultoría de forma independiente, después de habersido socia
directora de dos empresas líderes en el sector de los servicios documentales en España: Inforárea
(1996-2010), Gabinete de Asesores Documentalistas (1984-1996). Se ha especializado en la aplicación de tecnologías informáticas al tratamiento de la información y la documentación y tiene una
especial experiencia en la integración de los requisitos documentales y de gestión de la informaciónen los procesos de negocio. Es presidenta del comité técnico de Aenor CTN50/SC1 Gestión de
Documentos y Aplicaciones y jefa de la delegación española en el subcomité ISO Archive/records management (TC46/SC11).
Participa habitualmente en foros profesionales mediante conferencias, artículos, etc. Miembro de ThinkEPI.
Tel.: +34-655 853 406
carlota@carlotabustelo.com
http://www.carlotabustelo.comResumen
La gestión electrónica de la documentación administrativa en las organizaciones se enfrenta a importantes desafíos: integración de los procesos y controles documentales en los procesos de trabajo rutinarios, análisis de riesgos, técnicas y controles
necesarios para la gestión de documentos y evidencias digitales (metadatos, firma, autenticidad, integridad, preservación),
y restricción o nodel acceso por parte de los ciudadanos o clientes. Se invita a que los profesionales de la información tomen un papel activo en la compleja resolución de tales problemáticas.

Palabras clave
Retos, Archivos, Gestión de documentos, Registros digitales, Metadatos, Profesionales, Firma electrónica, Preservación,
Tendencias, Evolución, Documentos electrónicos.

Title: The big issues related to documentand record management: challenges and opportunities
Abstract
The electronic management of documents and records is facing major challenges: the integration of document processes
and checks in routine work processes; risk analysis; techniques and controls needed to manage records and digital evidence
controls (metadata, digital signature, authenticity, integrity, preservation); and accessrestrictions for citizenship or customers. Information professionals are invited to take an active role in resolving these complex problems.

Keywords
Challenges, Archives, Record management, Document management, Digital records, Metadata, Professionals, Preservation,
Trends, Evolution, Electronic records.
Bustelo-Ruesta, Carlota. “Los grandes temas relacionados con la gestión de documentos: desafíos yoportunidades”. El
profesional de la información, 2011, marzo-abril, v. 20, n. 2, pp. 129-133.
DOI: 10.3145/epi.2011.mar.01

Introducción
Siempre que escribo o hablo sobre estos temas me siento en
la obligación de aclarar qué entiendo por “gestión de documentos”. En este Observatorio me voy a referir a la gestión
de la información creada y recibida por una organización
en el transcurso de susactividades y el desarrollo de sus
funciones. En algunos sectores profesionales la expresión se

está consolidando, pero no creo que pueda decirse que es
una expresión entendida por todos. El mismo problema de
entendimiento ha llevado a algunos colegas franceses, después de un debate terminológico con otros países francófonos, a proponer el uso de “gestion des informations et des
documents d’activité”para referirse a este campo. El tiempo
dirá si han tenido éxito.
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pero al mismo tiempo abren grandes
oportunidades para el desarrollo de
nuestro trabajo.

1. Integración de los procesos y
controles documentales en los
procesos de trabajo

Asociación...