desarrollo de tarea

Desarrollar nuevas maneras de desempeñarse con excelencia en su
rol como asistentes ejecutivas en el ejercicio de sus responsabilidades
dentro de la institución.
La palabra “Secretaria” proviene del latín “Secretum” que significa
persona que guarda los secretos, algunas de las categorías más
comunes son las siguientes:
DESARROLLO SECRETARIAL SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE CARRERA
9Ejecutiva bilingüe.- Conoce otro idioma además del propio.
Generalmente se desempeña en empresas transnacionales y maneja
todos los asuntos privados, tanto del jefe de la empresa.
Ejecutiva.- Trabaja con ejecutivos de alto nivel, conoce todos los
trámites de la oficina y los asuntos que administra su jefe inmediato,
debe atender los asuntos privados que su jefe superior le
encomienda, lorepresenta en eventos especiales.
Administrativa.- Recibe, clasifica, distribuye y contesta la
correspondencia interna y externa, conoce todo el movimiento de su
área y de la oficina en general. Se encarga del material de trabajo, la
papelería, las compras, el fondo revolvente, etc.
Taquimecanógrafa.- Se desempeña como auxiliar en sesiones o
reuniones de consejo, en asambleas desindicatos y en donde es
necesario tomar notas y apuntes textuales. Es imprescindible una
excelente redacciones, ortografía y mecanografía.
Recepcionista – telefonista.- En empresas pequeñas una sola
persona ejecuta ambas tareas, pero en oficinas grandes se requiere
de mayor número de personal para dar información, recibir quejas,
atender al público, etc.
Perfil de los visitantes.
TIPO
NERVIOSOCARACTERÍSTICAS
Malhumorados
Exigentes
Excitables
Impacientes

CUALIDADES QUEREQUIERES
Paciencia
Consideración
Serenidad
Prontitud

INSEGURO
Tímidos
Indecisos
Ancianos/Sordos

Gentileza
Decisión
Comprensión-Ayuda

DESAGRADABLE
Indagadores
Platicadores
Insultantes

Elocuencia
Brevedad
Sutileza

EXASPERANTES
Criticones
Indiferentes
Silenciosos
OportunistasSeguridad
Tacto
Diálogo
Convicción

CON SENTIDO COMÚN
Corteses
Inteligentes

Cordialidad
Eficiencia





MANEJO DE LA AGENDA
Resulta muy común que la Agenda sea utilizada tradicionalmente para
registrar los compromisos o asuntos a tratar en un lapso determinado de
tiempo, sin embargo en la mayoría de las ocasiones se pasa por alto lo
valioso que resulta esta herramienta.
Laagenda debe utilizarse para organizar las actividades del ejecutivo, las
cuales deben ir de la mano con los objetivos delineados en la planeación
previamente definida con total independencia del registro de las citas o
compromisos que se presentan en forma cotidiana.
Por esto es necesario establecer claramente con el Ejecutivo los
objetivos asignados a cada área y registrar cronológicamente lasactividades a realizar, señalando siempre los resultados a obtener
derivados de cada acción.
Una vez que se tienen estos elementos de información, es
responsabilidad de cada asistente retroalimentar al ejecutivo con las
tareas por realizar, las realizadas, los objetivos cumplidos y por cumplir,
así como los ajustes que se harán derivando en nuevas acciones las
cuales también deberán serregistradas en la agenda.
Elementos necesarios para diseñar la agenda.
Objetivos del área.
Personas o áreas involucradas.
Acciones a seguir.
Fecha de ejecución.
Fecha de evaluación.
Ajustes por realizar.
Fecha de evaluación
Conclusión de la Acción.
Informe Final.














Recuerda:
Llamar a la gente por su título o nombre.
Mirar al visitantede frente para apreciar sus expresiones y estado de
ánimo.
Escuchar con atención y sin interrumpir.
Proporcionar de forma clara la información que se te solicite,
despejando las dudas que puedan existir.
Aguarda pacientemente su respuesta.
Establece compromisos de solución marcando día y hora.
Si no existe solución díselo amablemente.
Despídelo afectuosamente demostrando...