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Publicado: 21 de junio de 2010
PROCEDIMIENTOS para archivar como ejemplo
YO NO TRABAJO TODAVIA PERO ME GUIE CON UN EJEMPLO DEL TRABAJO DE MI TIO EN LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL.
1. ACOPIO O REUNION:
1ª.recibir los oficios q envíen a la oficina.
1b.El empelado debe dar un recibido conforme provisional a la entidad productora.
2.- EXPURGO Y LIMPIEZA:
2ª. Tomar una por una de las unidadesarchivables y proceder a eliminar de cada pieza documental, las grapas, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc.
3.- SELECCIÓN DOCUMENTAL:
3ª.- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar lacopia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
3-b. Identificar que esmaterial de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación.
3.c.- Clasificar el ciclo vital de los documentos mediante sus tres fases o etapas: identificando la documentación que corresponde a los archivos de gestión, central o final. Lo anterior se realiza mediante la utilización de las tablas de Plazos Documentales decada oficina.
3.d.- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tio documental en sus diferentes etapas.
Enviar al Archivo general mediante listas de remisión e inventariar la documentación ue ha cumplido su vigencia administrativa y que se ha calificado de antemano en las Tablas de Plazos.
3.e.- Convertir los documentos que ya han cumplido su vigenciaadministrativa y legal, en material no legible, reciclarlos o incinerarlos.
4.- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
4.a.- CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:
Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios,Requisiciones, etc.
El fondo documental se divide por clases y tipos documentales.
La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc).
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividenpor series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
4.b.- ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico simple o combinado ( alfa numérico, en códigos, etc).
4.c.- NUMERACIÓN O SIGNATURA:
La numeración o signatura se hará en forma consecutiva del 0001 al infinito, a las unidades archivables.
Deben anotarse los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad archivable o expediente.
Los instrumentos descriptivos, tales como “listas de remisión”, “inventarios” “guías” e “indices”, se encuentran ordenados por medio de laestructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema informático para su búsqueda o localización.
5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
5.a.- Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los...
YO NO TRABAJO TODAVIA PERO ME GUIE CON UN EJEMPLO DEL TRABAJO DE MI TIO EN LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL.
1. ACOPIO O REUNION:
1ª.recibir los oficios q envíen a la oficina.
1b.El empelado debe dar un recibido conforme provisional a la entidad productora.
2.- EXPURGO Y LIMPIEZA:
2ª. Tomar una por una de las unidadesarchivables y proceder a eliminar de cada pieza documental, las grapas, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc.
3.- SELECCIÓN DOCUMENTAL:
3ª.- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar lacopia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
3-b. Identificar que esmaterial de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación.
3.c.- Clasificar el ciclo vital de los documentos mediante sus tres fases o etapas: identificando la documentación que corresponde a los archivos de gestión, central o final. Lo anterior se realiza mediante la utilización de las tablas de Plazos Documentales decada oficina.
3.d.- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tio documental en sus diferentes etapas.
Enviar al Archivo general mediante listas de remisión e inventariar la documentación ue ha cumplido su vigencia administrativa y que se ha calificado de antemano en las Tablas de Plazos.
3.e.- Convertir los documentos que ya han cumplido su vigenciaadministrativa y legal, en material no legible, reciclarlos o incinerarlos.
4.- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
4.a.- CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:
Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios,Requisiciones, etc.
El fondo documental se divide por clases y tipos documentales.
La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc).
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividenpor series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
4.b.- ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico simple o combinado ( alfa numérico, en códigos, etc).
4.c.- NUMERACIÓN O SIGNATURA:
La numeración o signatura se hará en forma consecutiva del 0001 al infinito, a las unidades archivables.
Deben anotarse los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad archivable o expediente.
Los instrumentos descriptivos, tales como “listas de remisión”, “inventarios” “guías” e “indices”, se encuentran ordenados por medio de laestructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema informático para su búsqueda o localización.
5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
5.a.- Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los...
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