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C A J A C H I C A






Este instructivo tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilización del fondo de caja chica, a fin de que éste cumpla con el propósito para el cual se lo autoriza y así permitir un rápido y eficiente manejo administrativo.
El uso de la Caja Chica se realiza por razones de agilidad, oportunidad y costo, cuando la demora en la tramitaciónrutinaria de un gasto en una sección o depto. puede afectar la eficiencia de la operación y su monto es tal que no amerita la emisión de un cheque o transferencia bancaria.


















Definición:

El Fondo de caja chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes. De valor reducido y que no seanfactibles de satisfacer mediante la emisión de cheques o transferencias.

Objetivos

Además de regular y establecer procedimientos para la administración, liquidación y contabilización de los Fondos de Caja Chica de la Empresa, debe propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos.

Proporcionar a la administración y a los encargados directos una herramienta de apoyo que lespermita ejecutar eficazmente sus labores
Establecer nomas y estandarizar los trámites y procedimientos para el uso de la Caja Chica a los diferentes usuarios de la misma.
Regular los trámites , procedimientos y requisitos que debe cumplir la Unidad ejecutora para la apertura de un fondo de caja chica
Detallar las responsabilidades de las distintas personas y unidades que participan en laadministración, uso y contabilización de las Cajas Chicas.





Alcance:

Se aplicara en las unidades que defina la Gerencia.















RESPONSABILIDADES

Gerente Administración y Finanzas:

Comunicar, autorizar, hacer cumplir los procedimientos descritos en el instructivo.
Supervisar y controlar que las operaciones, el funcionamiento, la administración y custodia de losfondos de Caja chica se realicen de acuerdo al presente instructivo.

Contador:

Revisar que la documentación esté completa y debidamente autorizada.
Realizar arqueos sorpresivos
Entrega de cheques de reembolso.
Registrar contablemente las operaciones de Caja Chica.

Responsable del Fondo de Caja Chica:

Firmar el recibo por el monto asignado, el cual ha sidoautorizado por el Gerente Administración y Finanzas y el Contador. El cual se actualizara cada vez que la suma asignada sea modificada.
Solicitar la reposición de los gastos efectuados mediante un formato denominado “Formulario de Caja Chica”, en el que se detallaran los tipos de gastos efectuados.
Adjuntar toda la documentación de respaldo, en el caso de algún gasto en que se haya solicitadofactura, una copia de ésta, ya que el original deberá ser entregada a Contabilidad (para su contabilización en el momento oportuno y debidamente clarificado que se canceló con fondo de Caja Chica).
La documentación de respaldo debe contar con la visación de pagado de la entidad correspondiente.


POLITICAS ESPECÍFICAS


El monto asignado como fondo de caja chica no se podrá aumentar nidisminuir sin la autorización del Gerente de Administración y Finanzas.
El monto asignado a cada entidad detallada será de $ 200.000.-
El cheque con la suma asignada como fondo se emitirá a nombre de la persona responsable del fondo de caja chica.
La reposición del fondo de caja chica se solicitará una vez utilizado un 70% del monto autorizado, mediante el formato utilizado para tal operación,(Formulario de Rendición de Caja Chica) con el detalle de los gastos incurridos y sus respaldos debidamente identificados y cancelados.
Si el responsable no presenta los respaldos correspondientes, deberá ser pagado por éste.
Queda estrictamente prohibido usar el fondo de caja chica para préstamos o cambio de cheques a personal, clientes o proveedores.
El monto autorizado para ejercer un gasto es...