Descripción de puestos

Administración de Recursos Humanos Descripción de puestos

Nombre del puesto:
Secretaria Ejecutiva
Departamento:
Administrativo
A quién reporta:
A la gerencia
Objetivo del puesto:
Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y ejecutando actividadesadministrativas y aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
Resumen del puesto:
Redacta correspondencia, informes, memorando, documentos varios de mediana complejidad.
Lleva registros de informes y expedientes varios.
Recibe y verifica la correspondencia, circulares, memorandos del personal y de la institución.
Distribuye lacorrespondencia, circulares, memorandos, previa revisión y/o firma de su superior.
Envía la correspondencia, circulares, memorandos, convocatorias, agenda del comité y otros documentos.
Lleva el control de archivos generales y confidenciales.
Prepara carpetas contentivas de los informes requeridos por su superior o usuarios de la dependencia.
Atiende llamadas telefónicas.
Elabora lasrequisiciones internas de compra, órdenes de pago, de las dependencias adscritas a la unidad.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Tarea del puesto:
Revisar y ordenar los casos que van a ser incluidosen la agenda del comité y reuniones.
Coordinar todo lo relativo a reuniones o sesiones del consejo administrativo.
Recibir los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.
Trasmitir citas, y reuniones de su superior con otros organismos, personalidades, etc.
Atender visitas y público en general.
Asistir a su superior en reuniones.
Colaborar en la organización de eventos, talleres,seminarios, conferencias, etc.
Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados por su superior.
Trasmitir solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de movilización de su superior o personas autorizadas por el mismo.
Mantener contacto permanente con el departamento de compras y el de mantenimiento para satisfacer las necesidades dela oficina.
Distribuir el trabajo del personal a su cargo en caso de tenerlo.
Supervisar directa y constantemente al personal a su cargo.
Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
Medios, materiales y herramientas utilizadas: Materiales:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y maneja periódicamenteequipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
Conocimientos exigidos para el puesto: A) Formación académica:
Bachiller, más curso de Secretariado Ejecutivo de por lo menos dos (2) años de duración.
Técnico superior universitario en secretaría.
B) Conocimientos especiales:Técnicas secretariales actualizadas.
Redacción de informes.
Técnicas de supervisión y control de personal.
Cursos del área de informática.
Métodos y procedimientos de oficina.
Mecanografía y ortografía.
Los elementos básicos de computación, procesador de palabras, sistemas operativos, paquetes de gráficos y hojas de cálculo.
Relaciones Humanas.
C) Experiencia previas:
Dos o cuatro años deexperiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial.
Habilidad para:
Analizar situaciones y documentos administrativos o académicos.
Comprender las órdenes, problemas, solicitudes y otros asuntos que le sean planteados.
Mantener relaciones personales.
Expresarse verbalmente y por escrito en forma clara y precisa.
Redactar documentos de mediana complejidad.
Tener iniciativa....