Descripcion De La Oficiona

DESCRIPCION DE LA OFICINA
INDICADORES DE LOGROS
1. Relaciona los aspectos que deben tenerse cuenta para la organización de las oficinas.
2. Identifica algunos avances tecnológicos y su incidencia en la profesión secretarial.
3. Reconoce la importancia de un ambiente de trabajo agradable y6s u influencia en la productividad.
4. Demuestra actitudes positivas hacia la profesiónsecretarial.
INTRODUCCION
En varios países, el 26 de abril se festeja “el día de la secretaria”. Por esta fecha muchos periódicos y revistas publican innumerables entrevistas y artículos relacionados con el presente y el futuro de la actividad secretarial; por supuesto, no faltan los pronósticos con fatalistas que intentan convencer a los lectores sobre un próximo final del secretariado.
Hayquienes están convencidos de que el avance de la tecnología y la llegada de la robótica alas oficinas inteligentes harán innecesaria la labor secretarial. Todo se podrá automatizar. Sin embargo, muchos jefes, secretarios y secretarias consideran que será absolutamente imposible prescindir del recurso humano calificado.
Un secretario o secretaria eficiente siempre estará por encima de las avancestecnológicos y será precisamente el encargado de administrar dicha tecnología y humanizarla, para el bienestar y comodidad de los clientes internos y externos.
Obviamente, la profesión secretarial tendrá que continuar su acelerada evolución de las últimas décadas, con la aparición de los computadores personales, pero sin que pueda existir una oficina de solo maquinas.
Por tanto, el secretario osecretaria debe especializarse en la administración de información y de recursos empresariales, pará llegar a ser experto en la solución de problemas y en la toma de decisiones y demostrar que no solo posee una excelente formación académica, sino, ante todo, una insuperable capacidad humana.
OFICINA SISTEMATIZADA
Los secretarios y secretarias de muchas empresas disponen hoy de múltiples recursostecnológicos que busquen facilitar sus tareas cotidianas y hacerlas más eficientes.
Por ejemplo, los computadores y los diversos programas de procesamiento de palabras, base de datos, hojas electrónicas, y producción de textos optimizan la calidad de los documentos; el correo electrónico, el fax, las redes de comunicación e internet agilizan la administración de información y convierten en unatarea sencilla la obtención y el envió de datos imágenes y sonidos; los teléfonos inteligentes y los avances en la telefonía celular facilitan la ubicación de personas en cualquier lugar y al instante permiten entablar conferencias entre ellas; el archivo electrónico y la microfilmación ayudan a la conservación confiable de grandes cantidades de documentos sin que sean necesarios inmensos y costososespacios. En fin, la tecnología
Ha vuelto cada día as fascinante la actividad secretarial. No obstante, la oficina actual no solo son los computadores y los equipos de sistemas, sino, que hay que considerar la optimización de los espacios de trabajo y la ambientación empresarial.
ESPACIOS DE TRABAJO
La mayoría de los empleados pasan gran parte del día en la oficina; por tanto, es importanteque ellos se sientan bien no solamente con el cargo que desempeñan si no con el sitio donde ejecutan sus tareas.
Para determinar la ubicación y el espacio requerido para cada oficina, debe tenerse en cuenta:
* El organigrama general
* Métodos modernos de trabajo
* Forma, ubicación y dimensiones de los espacios
* Clase de trabajo que ha desempeñarse
* Categoría del personal* Relaciones entre dependencias
* Flujo de trabajo
* Sistemas de comunicación
* Cantidad de personas que trabajaran en la dependencia
* Equipos e implementos que se utilizaran
* Condiciones ambientales necesarias
* Coordinación y armonía entre mueble, maquinas, material de trabajo y personal
* Necesidades individuales de los empleados
* Posibilidades de expansión...