descripcion de proceso de ventas













Descripción de Procedimiento


Ventas, Despacho y Cobranzas
de un pedido

A. Objetivo: Estructurar un esquema de las etapas y pasos a cumplir a efectos de permitir la venta de productos a los clientes, la entrega y el cobro del pedido

B. Alcance: Desde que se concreta una venta hasta la entrega de la misma, gestión y registración de la cobranza.

C. Ámbito deAplicación: Todas las sucursales.

D. Introducción: Una vez recibido el pedido se controla el stock disponible que de no existir se pone en marcha la fabricación del producto. Una vez que el producto esta disponible se lo envía a depósito para el armado del pedido para su posterior entrega por medio de transportes propios o de terceros, realizando los mismos el cobro.

E. Sectores Relacionados:Ventas, Despacho, Cobranzas, Depósito, Facturación.

F. Formularios:
a. Nota de Pedido.
b. Factura.
c. Hoja de Ruta.
d. Remito.
e. Planilla de Distribución
f. Recibo

G. Cuerpo Principal

Ventas:
1. El vendedor recibe del cliente el pedido, formulando por triplicado la Nota de Pedidos, entregando el original al cliente para que le quede como comprobante y el duplicado, triplicado ycuadruplicado, al Encargado de Ventas para tener como comprobante del pedido que realizo el cliente.
2. El Encargado de Ventas envía el cuadruplicado de la Nota de Pedidos a la Gerencia de Créditos y Cobranzas para validar si el cliente es moroso.

Créditos y Cobranzas:
3. El encargado de Créditos y Cobranzas recibe el cuadruplicado de la Nota de Pedidos verifica la morosidad delcliente.
4. Si tiene deuda, el pedido se suspende hasta que se regularice la situación, por lo que la Nota de Pedido se archiva transitoriamente.
5. Si el cliente no tiene deuda el encargado de Créditos y Cobranzas autoriza la venta enviando firmada el cuadruplicado de la Nota de Pedido al Departamento de Ventas.



Ventas:
6. El Encargado de Ventas recibe del depto. deCréditos y Cobranzas el cuadruplicado de la Nota de Pedido firmada y verifica si el pedido es un pedido común o si es un pedido especial.
7. Si es un pedido COMUN el Encargado de Ventas envía el triplicado y el cuadruplicado firmado de la Nota de Pedidos a la Gerencia de Depósito, para que se encargue del armado del pedido según lo solicitado por el cliente, y el duplicado de La Nota de Pedidos loarchiva transitoriamente para informes internos.
8. Si no es un pedido común y es un pedido ESPECIAL, el Encargado de Ventas envía el triplicado y cuadruplicado firmado de la Nota de Pedidos a la Gerencia de Depósito para que autorice la fabricación del contenido de la nota de pedido.

Depósito:
9. La Gerencia de Depósito recibe el triplicado y cuadruplicado firmado de la Nota de Pedido yel gerente de Depósito la estudia y autoriza, mediante su firma en el triplicado, la fabricación del contenido de la nota de pedido especial, informando a la Gerencia de Producción para la puesta en marcha de la fabricación, y además informa al cliente plazo mínimo de entrega.
10. La Gerencia de Depósito recibe el triplicado de la Nota de Pedidos común firmada, en base a la cual efectuara elarmado del pedido.
11. Verifica si hay mercadería disponible para armar el pedido.
12. De no haber Stock disponible informa a Producción la situación y esta pone en marcha la Fabricación del producto solicitado o faltante.
13. Una vez verificado la disponibilidad de Stock, se envía a Despacho el triplicado la Nota de Pedido Firmada.
Despacho:
14. El Encargado de Despacho recibe el triplicadofirmado de la Nota de pedido con la que realiza el pedido y completa en la columna observaciones de la misma la mercadería que se va a entregar.
15. El Encargado de Despacho reenvía a Depósito la Nota de Pedido.
Depósito:

16. El Encargado de Deposito recibe el triplicado de la Nota de Pedidos y supervisa el Pedido físico contra la nota de Pedido, si esta correcto se reenvía a Facturación el...