Descripcion De Puestos Y Funciones Para Empresas

DESCRIPCION DE PUESTOS ADMINISTRATIVOS PARA EMPRESAS

DEPARTAMENTO: DIRECCION GENERAL
PUESTO: DIRECTOR GENERAL

Descripción;
• Coordina y dirige la operación de la empresa.
• Define el manejo de bancos. junto con el Auxiliar Administrativo.
• Asigna un presupuesto para caja chica.
• Recibe y supervisa el reporte diario de bancos y de caja chica.
• Cotiza las ordenes de cotizacióndel depto de ventas.
• Busca acuerdos de crédito con proveedores.
• Define junto con el Coordinador operativo, las prioridades de las ordenes de trabajo que se tengan en producción.
• Recibe y supervisa un reporte de ordenes de producción.
• Buscar nuevos productos y/o servicios para la empresa.
• Hace acuerdos comerciales con otras empresas.
• Recibe y supervisa los reportes deldepartamento de ventas.
• Supervisa el trabajo del Taller de acabados.
• Dirige juntas semanales con el equipo de trabajo.



DEPARTAMENTO : ADMINISTRACION
PUESTO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO

JEFE INMEDIATO: DIRECTOR GENERAL

Descripción:
• Atiende instrucciones directas del Director General.
• Registra las llamadas recibidas y solicitadas durante el día, así como las personas quellegan a la oficina, anotando el asunto y número telefónico.
• Le informa al Director General cualquier tipo de mensaje.
• Transcribe y envía las cotizaciones elaboradas por el Director General, verificando que el cliente las reciba a tiempo.
• Cotiza trabajos en caso de que el Director General no se encuentre.
• Envía vía fax órdenes de impresión a proveedores.
• Se coordina con elauxiliar operativo para la entrega de las órdenes de impresión.
• Archiva facturas, ordenes de trabajo, cotizaciones, ordenes de impresión y todo documento relacionado con la oficina, teniendo una relación de todos los expedientes que maneja.
• Elaboración de facturas.
• Elabora reportes de los estados de cuenta de proveedores (cuentas x pagar)
• Relación de pagos personales y mensuales delDirector General.
• Administra caja chica, pasando reporte semanal al Director General
• Anota, coordina y recuerda citas (agenda) al Director General.
• Le informa al Director General todas las actividades, anomalías, imprevistos, fricciones y demás que hayan ocurrido en la oficina. (confidencial)
• Solicita al Director General cotizaciones
• Elabora las cotizaciones para su envío.
•Elabora reporte de facturas pendientes de cobro (cuentas x cobrar)
• Registra las facturas pagadas, pendientes de pago y en contra recibo, entregando un reporte semanal al Director General
• Se coordina con el Auxiliar Operativo para la cobranza, pagos, compras, etc.

DEPARTAMENTO OPERATIVO:
PUESTO: GERENTE OPERATIVO

JEFE INMEDIATO: DIRECTOR GENERAL


Descripción:
• Atiendeinstrucciones directas del Director General.
• Elaboración de ODT del director General.
• Recibe las ODT del Gerente de Ventas (únicamente)
• Se coordina con el equipo de ventas para la elaboración de ordenes de trabajo
• Se coordina con el Departamento Administrativo para comprar el material para la elaboración de los trabajos solicitados .
• Se coordina con el equipo de ventas para laautorización de los trabajos solicitados.
• Entrega al Jefe de Diseño las órdenes de trabajo dándoles seguimiento y supervisión.
• Se coordina con el Departamento Administrativo para el suministro de material de oficina.
• Revisa la ortografía de los trabajos realizados en diseño.
• Una vez revisado y autorizado por Ventas, se envían los trabajos para su impresión, y en su caso para suautorización.
• Da seguimiento a los trabajos solicitados y elabora un reporte que se presentara al Director General.
• Se coordina con el Auxiliar Operativo para la entrega de trabajos a diversos clientes.
• Relaciona ordenes de impresión para entregar un reporte al Director General.
• Elabora un reporte diario del avance de los trabajos solicitados. (ordenes de trabajo)
• Le informa al...