DESCRPCIÓN DE PUESTOS

MBA

GUÍA BÁSICA PARA LA
REDACCIÓN DEL MANUAL DE
DEFINICIÓN DE FUNCIONES

MASTER: MBA
Titular: FERNADO DIAZ PIVIDAL
MBA- Edición 2006

Estructuras Organizativas

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Antecedentes
El propósito de esta Guía es proporcionar al Personal Directivo algunas ideas
prácticas a seguir para la definición de funciones de sus propios puestos, Manual de Organización, y con el fin de que este trabajo searelativamente sencillo y consuma poco
tiempo.
Entendemos por Manual de Organización un documento oficial de la Empresa en
el que se definen las funciones, dependencia y relaciones de los puestos directivos, acompañando a la representación gráfica de la Estructura (Organigrama).
Su objetivo principal consiste en estructurar los niveles de dirección de la Empresa y así proporcionar una guía práctica alpersonal, informándole acerca de la naturaleza
de su trabajo y de su situación, a fin de conseguir la mayor eficacia posible en su funcionamiento.

Objetivos de la definición de puestos directivos
La definición de puestos se formula para:
• Completar los Organigramas aprobados y desarrollarlos.
• Conseguir una descripción de la estructura de la organización actual que refleje el alcance, losobjetivos, la autoridad y la responsabilidad de cada puesto y
las relaciones de ese puesto con otros de la Empresa.
• Tratar de que cada uno de los titulares de los puestos haga un análisis exhaustivo de su propio puesto lo que le permitirá detectar inconcreciones y deficiencias en las funciones asignadas a su Unidad.
• Examinar de forma global las funciones expuestas por cada responsable y detectarposibles duplicidades, de competencias asignadas o existentes, con alguna función o actividad.

Funciones
Las funciones realizadas revelan las responsabilidades asignadas a los puestos de
trabajo.
Desde un punto de vista organizativo, existen tres tipos de funciones diferentes:
• Funciones genéricas: Son aquéllas que están presentes en todos los puestos de
un determinado nivel de la organización yque comprometen a todos por igual
sin discriminación de¡ puesto concreto que ocupen dentro de la Empresa.
• Funciones específicas: Son aquéllas que se consideran propias de un puesto de
trabajo y cuya responsabilidad recae directa y exclusivamente sobre el ocupante de dicho puesto.
• Funciones auxiliares: Son aquéllas que contribuyen a que otros puestos de la
organización puedan llevar a cabo lasfunciones específicas que tienen asignadas.

Estructuras Organizativas

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Para identificar las funciones de un puesto de trabajo es necesario analizar las
subfunciones que se desarrollan y las actividades que se realizan, agrupándolas posteriormente por naturaleza homogénea y relacionándolas con al resultado que se espera de
cada una de ellas.
Es necesario, en primer lugar, seleccionar el o losverbos de actuación que definen la función realizada. Por ejemplo: planificar, dirigir, asegurar, analizar, asesorar,
organizar, controlar, estudiar, coordinar, definir, establecer, etc.
En segundo lugar, la propia función sobre la que opera el verbo. Por ejemplo: la
captación de los recursos financieros, la política de personal, la fiabilidad y eficacia de los
procedimientos contables, lasnegociaciones con los clientes, nuevos mercados y áreas de
negocio, las inversiones y desinversiones de la Empresa, la explotación de¡ ordenador, los
estudios y proyectos técnicos, el mantenimiento de las instalaciones, etc.
En tercer lugar, el resultado final que se espera conseguir. Por ejemplo: para minimizar los costos de producción, para lograr la cifra de ventas prevista en la zona, para
alcanzarel volumen de producción planificado, para alcanzar mayor productividad, para
minimizar los riesgos, para asegurar que la calidad responda a las especificaciones establecidas, para asegurar la continuidad de¡ ciclo productivo, para asegurar el nivel de caja
necesario que permita hacer frente a los compromisos de la empresa, etc.

Documento base
Las descripciones de funciones, para que sean...