Desencadena El Valor De La Dirección De Proyectos

Desencadene el valor de la Dirección de Proyectos en su organización

White Paper

Marzo 2007
© TenStep 2007

Desencadene el valor de la dirección de proyectos en su organización

Adaptado por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, ITIL

Probablemente esté consciente de que gran cantidad de organizaciones están tratando de mejorar sus prácticas de dirección de proyectos. La dirección deproyectos no es más un tema de liderazgo, de hecho, las empresas que no lo estén haciendo bien en dirección de proyectos, se encuentran en desventaja competitiva respecto a sus contrapartes que puedan completar consistentemente sus proyectos dentro de las expectativas de clientes y usuarios.
No cabe duda de que un conjunto común de procesos de dirección de proyectos genera valor para lasorganizaciones. Aun si la organización usa metodologías “light”, existe valor alrededor de la implementación de un conjunto común de procesos “light” que puedan ser usados por la organización en proyectos de características similares.
Aun cuando la mayoría de los directivos entiende o intuye la existencia de este valor, una gran cantidad de ellos pasan momentos difíciles al articular su propuesta de valor.Si usted no puede describir ese valor, será muy difícil convencer a la alta dirección y a los patrocinadores de que esta es un área de la empresa que necesita atención. El argumento exacto para poder justificar la adopción de prácticas comunes de dirección de proyectos varía de organización a organización debido a que cada una de ellas tiene una cultura única y problemas únicos. Sin embargo, eneste documento presentamos diversas propuestas de valor que pueden facilitar ese proceso inicial de justificación.

La mayoría de las organizaciones tiene una pobre reputación en cuanto a sus prácticas de dirección de proyectos. Las características generales de estas organizaciones incluyen:

* Entrega de proyectos consistentemente tarde, sobregirados en presupuesto y/o si cumplir losrequerimientos que fueron acordados.
* Procesos, técnicas y estándares débiles, usados de manera inconsistente por los gerentes de proyecto.
* La dirección de proyecto es habitualmente aplicada de forma reactiva y no se percibe que agregue ningún valor.
* El tiempo requerido para administrar los proyectos proactivamente no está integrada en los planes de trabajo y por lo general es vistacomo “overhead”
* Los proyectos tienen éxito solo en la medida en que la falta de planeación y dirección del proyecto provocan altos niveles de estrés y horas extras a lo largo de todo el ciclo de vida.

Una buena disciplina de dirección de proyectos es la forma de sobreponerse a estos defectos. Sin embargo, esto no significa que los problemas o los riesgos desaparezcan. No implica que nohaya sorpresas. El valor está en contar con una mentalidad proactiva y procesos estandarizados que permitan lidiar con todos estos eventos.

Los procesos y técnicas de Dirección de Proyectos son usados para coordinar recursos que alcancen resultados predecibles. La propuesta de valor podría establecer algo así:

Implementar un conjunto común de procesos de Dirección de Proyectos toma tiempo yrecursos. Sin embargo su valor para la organización es mucho mayor e incluye:

* Mejor manejo de expectativas a través de la definición, planeación y estimación temprana del proyecto.
* Una ejecución más rápida a través de la re-utilización de procesos y formatos que faciliten el intercambio de información.
* Menor cantidad de problemas en el proyecto, usando procesos proactivos deDirección de Proyectos.
* Habilitación de un mejor proceso de toma de decisiones organizacional a través de una comunicación más efectiva durante el ciclo de vida del proyecto.
* Incremento en la satisfacción de los clientes y menos re-trabajos al integrar productos de mayor calidad desde la primera vez.

Demos una breve mirada a cada una de estas áreas:

Mejor definición, planeación...