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PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS

1. OBJETIVO
Establecer las actividades para la programación, elaboración, ejecución control y evaluación del plan de compras herramienta de gestión administrativa efectiva integrada al Presupuesto; al sistema contable y financiero.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

3. DEFINICIONES:
Plan de compras: Instrumento que se elabora anualmenteen el cual se registran los bienes y servicios requeridos por la Entidad para cubrir las necesidades de la unidad productiva .

Cotizaciones: El valor que asigna un proveedor o contratista a sus bienes y/o servicios antes de efectuar la respectiva transacción comercial

4. PROCEDIMIENTO:

No | ACTIVIDAD | DESCRIPCION DELA ACTIVIDAD | RESPONSABLE | REGISTRO |
1 | Planeación de lasactividades | Programar una revisión del plan de compras del año anterior con el Comité de Contratación y/o Comité de Compras. | | Acta de Comité |
| | Programar la entrega de las solicitudes de compra por parte de las áreas gestoras. | | Acta de reunión |
| | Programar la elaboración y aprobación del Plan de Compras | | Carta de solicitudActa de reunión |
| | Definir elplan de Acción del proceso. | | Plan de acción del Proceso. |
2 | Estructurar la adquisición de los bienes y servicios.- Recepcionar lista de requerimientos | Se recepciona la lista de requerimientos de todas las áreas e incluye el plan de mantenimiento de la infraestructura física. | | Formato descripción y justificación de necesidades |
3 | Solicitar inventario a almacén para establecerexistencia de bienes | Se verifica en almacén la existencias de bienes, a fin de evitar compras innecesarias, y determinar lo que se requiere. | | Carta de solicitud |
4 | Realizar el estudio de mercado | Efectuar el estudio de mercado, de acuerdo a las necesidades de cada dependencia. | | Documentosoportes de análisis estudio de mercado |
5 | Proyectar y/o formular el plan de compras | Apartir de la información suministrada se diligencia el formato del plan de compras indicando, la descripción de la modalidad de contratación, el mes probable de compra, y el valor (incluido el IVA), para el visto bueno del profesional encargado. | | Plan de compras |
6 | Integrar el Proyecto de presupuesto | Se entrega al profesional encargadoel Plan de compras para que se incluya en elpresupuesto. | | Plan de Compra Presupuesto Oficio de remisión |
7 | Convocar y presentar el plan de compras a los profesionales encargados. | Se Convoca a los profesionales encargado y se les presenta el plan de compras consolidado para su aprobación. | | |
8 | Convocar y presentar el plan de compras a los profesionales encargados Hay ajustes o cambios en el presupuesto? Paso 6 si no hayajustes paso 9 | Se Convoca a los profesionales encargados y se le presenta el plan de compras consolidado para su aprobación. | | |
9 | Aprobar plan de compras | Se aprueba plan de compras por los profesionales encargados. | | |
10 | Priorizar necesidades y ajustar Plan de Compras | Analiza las necesidades y lasprioriza conforme al presupuestoaprobado realizando los ajustesnecesariosal plan de compras. | | |
11 | Iniciar la ejecución del plan de compras. | Inicia la ejecución del plan de compras de acuerdo a los procedimientos . | | |
13 | Seguimiento y Control, | Elaboración de Informe de Gestión, (Austeridad en el gasto) b.-Auditorías internas y externas, de control interno, de entes de control. | | |
14 | Solicitar la liquidación del o los contratos(s) |Solicita la liquidación del contrato al área de Contratación, con copia del acta de liquidación tramita el último pago conforme al procedimiento. | | |
| Remitir el Contrato a la Oficina de Contratación para su archivo | Cumplida la ejecución del contrato se remite copia de todo el expediente a la Oficina de Contratación, incluyendo los pagos realizados para su archivo | | |

Determinar el...