Destruccion Archivo

EL REFINADO ARTE DE LA DESTRUCCION
por W. Kaye Lamb
            Hasta hace poco tiempo las tareas del archivista eran esencialmente las de un guardián y custodio. Se encargaba de los documentos sobrevivientes del pasado y hacia lo que podia para preservarlos y ponerlos a salvo. Rara vez se preguntaba si los documentos debián preservarse, o si valía la pena conservarlos. En contraste, destruirdocumentos; o autorizar o estar de acuerdo con su destrucción, se ha convertido ahora en una de las responsabilidades del archivista. Esto representa un cambio fundamental en sus tareas, cuyas implicaciones no son del todo explícitas.
            El cambio nace, por supuesto, de la gran cantidad de documentos generados en años recientes. El problema se agudizó por primera vez en la Primera GuerraMundial. Hace cuarenta años, Sir Hilary Jenkinson en su obra clásica, A Manual of Archive Administration, comentaba sobre "la creciente tendencia a construir archivos en escala gigantesca y sin provenir". Alcanzó a vivir para ver los documentos generados durante la Gran Guerra relativamente insignificantes comparados con el volumen prodigioso de aquellos producidos desde 1939. A este tamaño hancontribuido las actividades ordinarias de los gobiernos, en forma similar a las actividades extraordinarias de los tiempos de guerra . En Canadá, por ejemplo, la expansión en variedad y escala de las funciones del gobierno ha sido asombrosa. Un ejemplo bastará para ilustrar lo que ha pasado. En la época de Sir John Macdonald y los otros Padres Fundadores del Dominio, el único registro llevado por elGobierno relacionado directamente con un número grande de individuos fue el censo; y el censo, levantado cada diez años, constaba de entradas simples y compactas, cada una de ellas limitada a unas pocas líneas. Un censo completo ocupaba quizás unos 30 metros de estantería. Hoy gracias a cosas como impuesto sobre la renta, seguro de desempleo, subsidios familiares y pensiones de vejez, el Gobiernode Canadá debe mantener millones de documentos relacionados con sus ciudadanos.
            El gran tamaño de los archivos modernos hace la destrucción inevitable. El tamaño y costo del espacio de almacenamiento sería prohibitivo. La dificultad es decidir sabiamente y bien qué debe destruirse y qué retenerse. En ambos extremos hay documentos sobre lo que no surge ninguna duda. Es obvio que ungran número de documentos se vuelvan superfluos con el tiempo -algunas veces después de cortísimo tiempo y no hay ninguna justificación para conseguirlos guardando, aún si fuera posible. Es igualmente obvio que otros documentos pertenecen a categorías que deben retenerse permanentemente. Pero entre estos dos extremos se encuentran un gran volumen, de material, cuyo interés y valor en el tiempo escuestión de opinión, y es aquí donde se deben tomar las decisiones más difíciles sobre la destrucción de documentos.
            El gran volumen de documentos modernos, y la necesidad de destruir muchos de ellos, dió lugar al nacimiento de las nuevas profesiónes de administración de archivos. El propósito básico del administrador de archivos es reducir el volumen, el cual se puede lograr de dosmaneras: primero, procurando por medio de una planeación y supervisión cuidadosas, reducir el número de documentos generados; segundo procurando organizar las cosas de forma tal que los documentos como sea posible. Su objeto es asegurar la retención permanente de un mínimo de material. Uno de los medios principales para filtrar el material es la programación, donde se asigna a cada categoria dedocumentos, un período de retención corto o largo según lo merezca el material. Se supone que esto es relativamente un nuevo descubrimiento, pero, excepto por el térrmino mismo -programación- es interesante anotar cómo jenkinson anunció este método hace 40 años. "...Es aún posible", escribía. "que una oficina diseñe por si misma un sistema de periódos graduales de conservación aplicables a tipos...