destruccion de documentos
Páginas: 18 (4254 palabras)
Publicado: 18 de febrero de 2015
Decreto 2649 de 1993
Art. 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse puedendestruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de laaprobación de la cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.
El Código de Comercio Terrestre, adoptado en 1887y vigente hasta 1972, contemplaba que los documentos contables solo tenían valor probatorio por 15 meses (artículo 50). Con todo, dicho código obligaba a conservar los documentos hasta que se terminase la liquidación de la entidad (artículo 59). Tan corto tiempo de validez probatoria fue, con sobrada razón, abolido por el nuevo Código de Comercio.
El nuevo Código de Comercio optó por laconservación indefinida de los documentos. Por lo menos durante los primeros 10 años obligaba a la conservación de los originales. Vencido este plazo los documentos podían ser copiados acudiendo a medios técnicos que garantizasen su reproducción exacta.
La conservación indefinida se eliminó por virtud de lo dispuesto por la Ley 962 de 2005 a cuyo tenor:
Artículo 28. Racionalización de laconservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igualtérmino aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
La norma de 2005, además de eliminar la conservación indefinida, permitió la conservación en cualquier medio desde el momento mismo de creación del documento y no solo hastapasados por lo menos 10 años como preveía el código aludido.
La conservación limitada de los documentos acompasa con el término de prescripción de las acciones judiciales, muchas de ellas con plazos de prescripción reducidos a través del tiempo de 30 años a 10 y otras tantas prescripciones a lapsos menores, como el de 5 años contemplado en el artículo 235 de la Ley 222 de 1995.
Así las cosas,solo los documentos que llegasen a catalogarse de interés cultural en los términos del artículo 39 de la Ley 594 de 2000 deberán ser conservados por más de 10 años.
Salvo la excepción anotada, la conservación indefinida de documentos carece de obligatoriedad y de sentido. Razón por la cual es inexplicable que, en el numeral 5.12 de su propuesta de norma sobre el sistema documental, el ConsejoTécnico de la Contaduría Pública regrese a lo dispuesto en 1972.
La interpretación de los textos legales es asunto complejo, que en ocasiones no es objeto de unanimidad. En todo caso hay que ser crítico frente a tantas compilaciones.
Responden interrogantes acerca de destrucción de los documentos y soportes contables de una sociedad
Autor: Superintendencia de Sociedades • Fecha:...
Art. 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse puedendestruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de laaprobación de la cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.
El Código de Comercio Terrestre, adoptado en 1887y vigente hasta 1972, contemplaba que los documentos contables solo tenían valor probatorio por 15 meses (artículo 50). Con todo, dicho código obligaba a conservar los documentos hasta que se terminase la liquidación de la entidad (artículo 59). Tan corto tiempo de validez probatoria fue, con sobrada razón, abolido por el nuevo Código de Comercio.
El nuevo Código de Comercio optó por laconservación indefinida de los documentos. Por lo menos durante los primeros 10 años obligaba a la conservación de los originales. Vencido este plazo los documentos podían ser copiados acudiendo a medios técnicos que garantizasen su reproducción exacta.
La conservación indefinida se eliminó por virtud de lo dispuesto por la Ley 962 de 2005 a cuyo tenor:
Artículo 28. Racionalización de laconservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igualtérmino aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
La norma de 2005, además de eliminar la conservación indefinida, permitió la conservación en cualquier medio desde el momento mismo de creación del documento y no solo hastapasados por lo menos 10 años como preveía el código aludido.
La conservación limitada de los documentos acompasa con el término de prescripción de las acciones judiciales, muchas de ellas con plazos de prescripción reducidos a través del tiempo de 30 años a 10 y otras tantas prescripciones a lapsos menores, como el de 5 años contemplado en el artículo 235 de la Ley 222 de 1995.
Así las cosas,solo los documentos que llegasen a catalogarse de interés cultural en los términos del artículo 39 de la Ley 594 de 2000 deberán ser conservados por más de 10 años.
Salvo la excepción anotada, la conservación indefinida de documentos carece de obligatoriedad y de sentido. Razón por la cual es inexplicable que, en el numeral 5.12 de su propuesta de norma sobre el sistema documental, el ConsejoTécnico de la Contaduría Pública regrese a lo dispuesto en 1972.
La interpretación de los textos legales es asunto complejo, que en ocasiones no es objeto de unanimidad. En todo caso hay que ser crítico frente a tantas compilaciones.
Responden interrogantes acerca de destrucción de los documentos y soportes contables de una sociedad
Autor: Superintendencia de Sociedades • Fecha:...
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