Deteccion de areas de oportunidad en el control de puestos


9.1 Detección de Áreas de Oportunidad

Como ya observamos, dentro de una planeación se deben medir las inversiones, el tiempo, los costos, la calidad y la cantidad. Con base en esto, se vuelve determinante decidir en qué invertirás tu tiempo y dedicación, dentro del trabajo diario.
Si nos remitimos nuevamente al control de puestos, podemos observar que existirán muchas áreas de oportunidad,que ordinariamente tienden a controlar nuestro tiempo y nuestra energía, desviándonos de los objetivos que nos habíamos planeado y que nos servirían para cumplir nuestra misión. Por ejemplo:
Reuniones improvisadas
La orientación a situaciones de urgencia
Tener que hacer muchas cosas a la vez que impiden que termines a tiempo
Excesiva documentación sobre el escritorio
Constantesinterrupciones
Tiempo excesivo que se destina a realizar y recibir llamadas telefónicas
Trabajos mal hechos, propios o de tus compañeros
Estrés generado por incongruencias y cambios continuos en la dirección
Así, se consideran 13 áreas de oportunidad básicas, que deben controlarse para lograr una mayor eficiencia, pero, ¿por qué decimos que estas son áreas de oportunidad? A continuación, se describenalgunas de las situaciones cotidianas que se presentan dentro de cada una de ellas:
Reuniones
Son demasiadas, ocupan mucho tiempo, no son benéficas para el cumplimiento del objetivo, no son planificadas, no son coordinadas, no se cumple con la agenda prevista, son impuntuales en su realización y no siempre conoces el propósito, etc.
Pendientes
Haces varias cosas a la vez. Al final deldía, dedicas tiempo para planificar tus pendientes y a la mañana siguiente inicias con ellos, pero no tienes tiempo de terminar. Lo difícil lo dejas para el final y no siempre terminas, al finalizar el día no terminas con lo que planificaste, etc.
Delegar
No ofrecer instrucciones claras en el momento de delegar, errores que se cometen o sobrecarga de trabajo que te impiden delegar máscosas; asimismo, el agobio que sientes a veces te impide delegar, por la necesidad de mantener control sobre todos los procesos, etc.
Reactividad
Atender trabajos urgentes, impidiéndote realizar una priorización de actividades; aceptar todos los trabajos que se encomiendan, acumulando una gran cantidad; tener muchas actividades inesperadas, desarrollándose un exceso de cansancio, para ti y paratu equipo, etc.
Correo electrónico
Exceso de mails, dedicando mucho tiempo a su seguimiento, muchos de estos no se encuentran correctamente dirigidos; recibes muchos correos no importantes, que solo quitan tiempo. La manera en que organizas tus correos no siempre garantiza que los encontrarás rápidamente, etc.
Correo de voz
Toma mucho de mi tiempo revisar y contestar estosmensajes, la hora destinada en tu programación no es suficiente, pues se acumulan muchos; además, es inefectivo, pues muchos no revisan su correo, y las instrucciones para utilizar el sistema son complejas, etc.
Computadora
El orden de los archivos no permite una rápida búsqueda, los errores en el sistema hacen que se deba trabajar nuevamente información ya desarrollada o que existan tiempos noutilizados. No conocer bien, todos los programas o hacer presentaciones o reportes con un grado alto de perfección.
Papeles
Acumulación de papeles físicos en el escritorio, interrupciones para revisar los documentos que se recibieron, la realización del papeleo se hace fuera del horario, fotocopia del trabajo de colaboradores, etc.
Interrupciones
Atender a quien lo solicita,interrumpiendo labores o haciéndolas simultáneamente, atender a personas que hablan de asuntos intrascendentes, llamadas del jefe, etc.
Teléfono
Tomar todas las llamadas que se reciben, retrasando los objetivos del día, realizar muchas llamadas durante el día, tomar mucho tiempo para las conversaciones telefónicas, problemas de comunicación en horario pico, etc.
Internet
Demora...